پیپر لیس اکاؤنٹنگ تصورات
پیپر لیس اکاؤنٹنگ میں ٹرانزیکشن پروسیسنگ شامل ہوتی ہے جو مکمل طور پر الیکٹرانک ہوتی ہے ، جس میں کسی کاغذی کاروباری عمل میں شامل نہیں ہوتا ہے۔ ارادہ عمل کو ہموار کرنا ، لین دین کی غلطی کی شرحوں کو کم کرنا ، اور دستاویزات کی ذخیرہ اندوزی کو ختم کرنا ہے۔ تاہم ، زیادہ تر تنظیموں میں حقیقت سے کہیں زیادہ یہ ایک تصور ہے۔ اس کے بجائے ، کمپنیاں موجودہ نظاموں میں پیپر لیس اصلاحات کی ایک بہتری کو نافذ کرکے وقت کے ساتھ ساتھ پیپر لیس آپریشنوں کی عمومی سمت میں گامزن ہوجاتی ہیں۔ ایسا کرنے کا سب سے آسان طریقہ یہ ہے کہ کچھ پروسیسوں کو آؤٹ سورس کرنا تیسرے فریق کو جس نے پیپر لیس حل تیار کیے ہیں۔ مثال کے طور پر:
اخراجات کی اطلاع دہندگی. سب سے زیادہ مقبول کاغذی اختیارات میں سے ایک یہ ہے کہ ملازمین کو کسی ایسی ویب سائٹ پر لاگ ان کروانا جو لاگت کی رپورٹ کی ادائیگی میں مہارت رکھتا ہو۔ وہ ضرورت کے مطابق اپنی اخراجات کی اطلاع کی معلومات داخل کرتے ہیں ، اگر نظام کے ذریعہ درخواست کی گئی ہو تو ، ان کی رسیدوں کے الیکٹرانک ورژن فارورڈ کریں ، اور ACH کے ذریعہ ادا کیے جائیں۔ کمپنی میں کوئی کاغذی کام کبھی نہیں پہنچتا ہے۔
لاک باکس. صارفین کمپنی کے بینک کے ذریعہ چلائے جانے والے ایک لاک باکس میں چیک کی ادائیگی بھیج سکتے ہیں۔ بینک چیکوں کو اسکین کرتا ہے اور اس معلومات کو ایک محفوظ ویب سائٹ پر پوسٹ کرتا ہے ، جس کی ادائیگی سے متعلق معلومات کو نکالنے کے لئے کمپنی کا کیشئر ہر دن اس تک رسائی حاصل کرتا ہے۔
پے رول. ملازمین کسی آن لائن پورٹل کے ذریعہ کام کرنے والے وقت میں داخل ہوسکتے ہیں ، جس کے بعد سپلائر پے رول پر کارروائی کرتا ہے اور ملازمین کو ACH ادائیگی جاری کرتا ہے۔
ادائیگی. قابل ادائیگی عملہ ادائیگیوں کو بینک کے زیر کنٹرول ویب سائٹ میں داخل کرسکتا ہے ، نامزد کرسکتا ہے کہ کن اشیا کی ادائیگی کی جائے ، اور بینک ACH ادائیگی جاری کرے۔
داخلی عمل کے ساتھ پیپر لیس اکاؤنٹنگ رکھنا بھی ممکن ہے ، اگرچہ عام طور پر صرف اسی صورت میں ممکن ہوتا ہے جب جگہ پر انٹرپرائز وسیع نظام موجود ہو۔ اگر ایسا ہے تو ، دوسرے محکموں میں لین دین کی شروعات کی جاسکتی ہے اور نظام خود بخود اکاؤنٹنگ عملہ کو مطلع کرتا ہے کہ کچھ کارروائی ضرور کی جانی چاہئے۔ مثال کے طور پر ، محکمہ شپنگ جہاز سامان بھیجتا ہے ، اور سافٹ ویئر انوائس جاری کرنے کے لئے بلنگ کلرک کو مطلع کرتا ہے۔ بلنگ کلرک کو کاغذ پر مبنی شپنگ کا کوئی نوٹس نہیں بھیجا جاتا ہے۔
آن لائن ڈیٹا بیس میں دستاویزات اسکین کرکے کسی حد تک پیپر لیس اکاؤنٹنگ میں مشغول ہونا بھی ممکن ہے ، جس کے بعد اکاؤنٹنگ سسٹم میں مخصوص لین دین سے منسلک ہوتا ہے۔ تاہم ، اسکیننگ میں کافی مقدار میں مزدوری ملوث ہوسکتی ہے ، اور اصل دستاویزات ابھی بھی برقرار رکھی جاسکتی ہیں۔ اس کے نتیجے میں ، موجودہ دستاویزات کی ڈیجیٹلائزیشن کاغذی لیس اکاؤنٹنگ کے بنیادی تصور کو واقعی حل نہیں کرتی ہے ، جس کے ساتھ شروع ہونے کے لئے کوئی دستاویزات نہیں ہیں۔
