چھوٹے نقد طریقہ کار
چھوٹی چھوٹی رقم
جب چھوٹی موٹی نقد فنڈ میں نقد رقم شامل کی جاتی ہے تو ، بنیادی تصور یہ ہوتا ہے کہ کسی بھی نقد کی رقم کو تبدیل کیا جائے جو اس فنڈ سے پہلے فراہم کی گئی تھی۔ اس میں کی جانے والی تمام تر ادائیگیوں کا خلاصہ اور اس رقم کے لئے فنڈ میں نقد رقم واپس کرنا شامل ہے۔ چھوٹی موٹی رقوم کی مالی اعانت کا طریقہ کار ذیل میں پیش کیا گیا ہے۔
مفاہمت کا مکمل فارم. ایک چھوٹی چھوٹی نقد مفاہمت کا فارم مکمل کریں ، جس میں چھوٹی موٹی نقد نگراں ہاتھ میں رکھی ہوئی باقی رقم ، واؤچرز جاری کی گئی ہے ، اور کوئی زیادہ عمر یا کم عمر درجے کی فہرست پیش کرتا ہے۔ واؤچر کی معلومات چھوٹی موٹی نقد کتاب سے آسکتی ہے۔ اکاؤنٹنگ عملہ کا شخص اس فارم کا جائزہ لے اور اس کی منظوری دیتا ہے اور فارم پر درج تمام واؤچرز کے ساتھ قابل ادائیگی عملے کے ساتھ ایک کاپی بھیجتا ہے۔ چھوٹی موٹی نقد نگراں ایک کاپی برقرار رکھتی ہے۔
نقد وصول کریں. اکاؤنٹس قابل ادائیگی عملہ کیشئیر کو اس رقم کی چھوٹی رقم کو جو اس کی بیان کردہ حد تک فنڈ کرنے کے لئے درکار ہوتا ہے میں چیک چیک تیار کرتا ہے۔ کیشیئر چیک جمع کرتا ہے اور رقوم کو نقد میں تبدیل کرتا ہے۔ قابل ادائیگی شدہ عملہ چھوٹی چھوٹی نقد مصالحتی فارم عام لیجر اکاؤنٹنٹ کو بھیج دیتا ہے۔
چھوٹے نقد فنڈ میں نقد رقم شامل کریں. کیشئیر چھوٹے نقد محافظ کو نقد رقم دیتا ہے ، جو اس کو چھوٹی موٹی نقد فنڈ میں شامل کرتا ہے۔ اگر ایک چھوٹی موٹی کتاب ہے ، تو نگران کتاب میں موصول شدہ نقد رقم میں داخل ہوتا ہے ، اور نقد کی چلتی ہوئی رقم کو تازہ کاری کرتا ہے۔
عام لیجر میں ریکارڈ واؤچرز. جنرل لیجر اکاؤنٹنٹ چھوٹی چھوٹی نقد مصالحت فارم میں درج واؤچر کی رقم عام لیجر میں اخراجات کے طور پر ریکارڈ کرتا ہے ، اور پھر فارم اور منسلک واؤچر فائل کرتا ہے۔
پیٹی کیش تقسیم کریں
چھوٹی چھوٹی نقد رقم کے لئے تقسیم کے طریقہ کار کو ہر اخراجات کی خاطر خواہ دستاویزات فراہم کرنے کے لئے تیار کیا گیا ہے ، اور اس کے ساتھ ہی یہ بھی ثابت کیا گیا ہے کہ رقوم دراصل تقسیم کی گئیں۔ چھوٹی چھوٹی نقد رقم کی فراہمی کا طریقہ کار ذیل میں پیش کیا گیا ہے:
اسکرین کی فراہمی کی درخواستیں. صرف معمولی کاروباری اخراجات کے لئے فنڈز کی تقسیم کریں۔
چھوٹی چھوٹی نقد رقم کھول دیں. اگر کسی چھوٹی نقد رقم کی فراہمی کے رہنما خطوط کے تحت ادائیگی کی درخواست آتی ہے تو ، اس کنٹینر کو کھول دیں جس میں چھوٹی چھوٹی رقم رکھی جاتی ہے۔ سیکیورٹی وجوہات کی بناء پر ، جب چھوٹی نقد فنڈ استعمال میں نہیں ہوتا ہے تو اسے ہر وقت لاک کیا جانا چاہئے۔
مکمل واؤچر. جس شخص کو معاوضہ دیا جارہا ہے وہ معاوضہ واؤچر مکمل کرتا ہے۔ اس واؤچر میں تقسیم کی گئی رقم ، اخراجات کی قسم ، تاریخ اور وہ شخص ہونا چاہئے جس کو چھوٹی چھوٹی رقم ادا کی گئی تھی۔ اگر کوئی رسید ہے جس کے لئے اس شخص کو معاوضہ دیا جارہا ہے تو ، اسے واؤچر پر رکھیں۔ اس اقدام کے اخراجات کی ان اقسام کا پتہ لگانے کے لئے ضروری ہے ، جو اس کے بعد مختلف اخراجات کے کھاتوں سے وصول کیے جاسکتے ہیں۔
نقد تقسیم کریں. جو رقم دی جارہی ہے اس کی گنتی کرو ، اور وصول کنندہ کو بھی اس کی گنتی کرو ، تاکہ ادا کی جارہی رقم کی تصدیق کی جاسکے۔ نقد وصول کرنے والے کو پھر واؤچر پر دستخط کرنا چاہ؛۔ یہ اس بات کا ثبوت فراہم کرتا ہے کہ متولی نے واؤچر کو نہیں پُر کیا اور صرف اتنی ہی رقم جیب سے جیب میں ڈال دی۔ تمام مکمل واؤچر چھوٹی موٹی کیش باکس میں اسٹور کریں۔
چھوٹی چھوٹی کیش بک کو اپ ڈیٹ کریں (اختیاری). جب بھی واؤچر مکمل ہوجاتا ہے تو ، متولی کو فوری طور پر چھوٹی چھوٹی کیش بُک کو اخراجات کی رقم ، قسم اور تاریخ شامل کرکے اور چلانے والے کیش بیلنس کو اپ ڈیٹ کرکے تازہ کاری کرنی چاہئے۔ یہ معلومات الیکٹرانک اسپریڈشیٹ پر بھی برقرار رکھی جاسکتی ہے۔
