برقرار رکھنے کی مدت
برقراری کا دورانیہ سالوں کی تعداد ہے جس کو ختم کرنے سے پہلے کچھ ریکارڈ رکھنا ضروری ہے۔ یہ مدت قانون کے ذریعہ مطلوب ہوسکتی ہے یا دوسری وجوہات کی بنیاد پر مقرر کی جاسکتی ہے ، جیسے قانونی ذمہ داری ، کسٹمر سروس ، یا مالی رپورٹنگ کے مقاصد کے لئے۔ ایک بار جب کسی دستاویز کو برقرار رکھنے کی مدت ختم ہوجاتی ہے تو ، عام طور پر اس بات کی تصدیق کے لئے ایک معیاری عمل ہوتا ہے کہ دستاویز کو واقعتا the تباہ کیا جاسکتا ہے ، جو انتظامیہ کو دستاویز کو طویل مدتی اسٹوریج میں منتقل کرنے کا آخری موقع فراہم کرتا ہے۔ اگر یہ اختیار نہیں لیا گیا ہے ، تو دستاویز کو ختم کردیا جائے گا۔
خصوصی تاریخی یا قانونی قدر والی کچھ دستاویزات کبھی بھی مٹا نہیں جاتی ہیں۔ یعنی برقرار رکھنے کی مدت متعین نہیں ہے۔ عام طور پر یہ دستاویزات علیحدہ مستقل اسٹوریج مقام پر برقرار رکھی جاتی ہیں۔
