جمع کرنے کا طریقہ کار
جمع کرنے والا عملہ بھاری تعداد میں انوائس انوائس کے ساتھ نمٹا سکتا ہے۔ اگر ایسا ہے تو ، ادائیگی کے مسائل کو حل کرنے کے لئے کلیکشن منیجر کو صارفین کے ساتھ معیاری انداز میں نمٹنے کے لئے ایک طریقہ کار کی ضرورت ہے۔ تفصیلی اکٹھا کرنے کا طریقہ ذیل میں درج ہے۔ یہاں ذکر کردہ عمل بہاؤ صرف عام طور پر کسی صارف کے ساتھ تعامل کے مراحل کی نمائندگی کرتا ہے۔ یہ رسائیاں ہر انوائس کی ادائیگی کی حیثیت پر منحصر ہے ، ان کو تبدیل کیا جاسکتا ہے ، اضافی یا ختم کیا جاسکتا ہے۔ اقدامات یہ ہیں:
واجب الادا انوائس (اختیاری) تفویض کریں. جب انوائس ادائیگی کے لئے واجب الادا ہوجائے تو ، اسے جمع کرنے کی سرگرمیوں کے لئے کسی کلیکشن کلرک کو تفویض کریں۔
اجازت شدہ کٹوتیوں کی تصدیق کریں (اختیاری). ایک صارف ایک فارم جمع کرسکتا ہے جس میں کمپنی کے مارکیٹنگ پلان کے تحت کٹوتی کے دعوے کی تفصیل ہو۔ اگر ایسا ہے تو ، مارکیٹنگ منیجر کے ساتھ اس دعوے کی تصدیق کریں اور اسے صارف کی طرف سے کی گئی کٹوتیوں کے مقابلہ کریں۔ اگر کٹوتی کی اجازت شدہ کٹوتی کا سراغ لگایا جاسکتا ہے تو ، کٹوتی کی رقم کو پورا کرنے کے لئے کریڈٹ میمو منظوری فارم جمع کروائیں۔
دھندلا خط جاری کریں. طے شدہ وقفوں پر دھندلے خط چھپانے کے لئے اکاؤنٹنگ سوفٹویئر کا استعمال کریں ، جس میں ہر ایک نے صارفین کو زائد المیعاد رسید کی نشاندہی کی ہے۔ خطوط کا جائزہ لیں اور کوئی بھی نکالیں جس کے لئے جمع کرنے کی دوسری سرگرمیاں پہلے سے جاری ہے۔ دوسرے اجاگر خطوط کو صارفین کو ای میل یا ای میل کریں
براہ راست رابطہ شروع کریں. اگر اب بھی واجب الادا انوائسز باقی ہیں تو ، صارفین کو ادائیگی کی کمی کی وجوہات پر بات کرنے کے لئے کال کریں۔ ہر کال کے بعد ، کال کی تفصیلات ریکارڈ کریں ، بشمول تاریخ ، شخص سے رابطہ ، دیر سے ادائیگی کی وجوہات اور ادائیگی کے وعدوں سمیت۔
ادائیگی کے انتظامات طے کریں (اختیاری). اگر ادائیگی کی طویل مدت کو قبول کرنا ضروری ہو تو ، ادائیگی کی شرائط کے ساتھ ساتھ کسی بھی طرح کی سود اور ادائیگی کی ذاتی ضمانتوں کو بھی دستاویز کریں۔
کریڈٹ کی حد کو ایڈجسٹ کریں (اختیاری). اس مقام پر ، جمع کرنے والے عملے کے پاس کسی صارف کی مالی حالت کے بارے میں کافی معلومات ہونی چاہئیں تاکہ وہ کریڈٹ اسٹاف کو سفارش کریں اگر کسی گراہک کی کریڈٹ حد میں کمی یا خاتمہ ترتیب میں ہو۔ کریڈٹ عملہ کریڈٹ کی حد کو تبدیل کرنے کا ذمہ دار ہے - جمع کرنے والا عملہ صرف معلومات فراہم کرتا ہے۔
تصفیہ انتظامات کے تحت ادائیگیوں کی نگرانی کریں (اختیاری). اگر ادائیگی کے خصوصی منصوبے ہیں تو ، ادائیگی کی تاریخوں کی تاریخوں سے موازنہ کریں جن پر ادائیگی اصل میں موصول ہوتی ہے ، اور جیسے ہی ایسا معلوم ہوتا ہے کہ وہ طے شدہ ادائیگی کی تاریخ سے محروم ہوجائیں گے ، صارفین سے رابطہ کریں۔ نگرانی کی اس سطح کا تقاضا ہے کہ وہ صارفین کو اپنی ادائیگیوں میں تاخیر سے روکیں۔
جمع کرنے والی ایجنسی سے رجوع کریں. گھر میں جمع کرنے کی دیگر تمام تکنیکوں کی کوشش کر لینے کے بعد ، انوائس کو کسی کلیکشن ایجنسی میں منتقل کریں۔ اس وقت ، صارف کو یقینی طور پر کریڈٹ ہولڈ کی فہرست میں رکھنا چاہئے۔
کسٹمر پر مقدمہ (اختیاری). اگر دیگر تمام متبادلات ناکام ہوگئے ہیں تو ، کمپنی کے قانونی عملے سے مل کر یہ طے کریں کہ آیا کمپنی میں کسی صارف کے خلاف عدالت میں اس کے خلاف فیصلہ جیتنے کے لئے کافی مقدمہ ہے۔ نیز ، کسٹمر کے پاس اس کے خلاف کوئی فیصلہ ادا کرنے کے لئے کافی اثاثے دستیاب ہونا چاہئے۔ اگر یہ معاملات سازگار نظر آتے ہیں تو قانونی قانونی عملے کو قانونی چارہ جوئی کے ساتھ آگے بڑھنے کا اختیار دیں۔
باقی بیلنس لکھ دیں. اگر تمام اکٹھا کرنے کی تکنیک ناکام ہوگئی ہے تو ، انوائس کی رقم میں کریڈٹ میمو منظوری فارم مکمل کریں۔
پوسٹ مارٹم کروائیں. اگر کمپنی کے سسٹمز میں کوئی خاص مسئلہ تھا جس کی وجہ سے خراب قرض ہوتا ہے تو ، ان لوگوں کی ایک میٹنگ کو بلاوے جو مسئلے سے بہت قریب سے ہے ، اس مسئلے کے حل پر گفتگو کرنے کے لئے۔ کارروائی اشیاء کے لئے ذمہ داری تفویض کریں ، میٹنگ کی دستاویز کریں ، اور جتنی ضرورت ہو اس کے بعد میٹنگ کو شیڈول کریں۔
یہ زیادہ امکان ہے کہ اس خاکہ جمع کرنے کا طریقہ کار نئے جمع کرنے والے اہلکار استعمال کریں گے۔ زیادہ تجربہ کار عملے کو اجازت دی جانی چاہئے کہ وہ اپنی سرگرمیوں کو اس فہرست سے مختلف گاہکوں سے جمع کرنے کے بہترین طریقہ کے بارے میں ان کی رائے پر مبنی ہو۔
