ماخذ دستاویز کی تعریف
ایک ماخذ دستاویز اصل دستاویز ہے جس میں کاروباری لین دین کی تفصیلات ہوتی ہیں۔ ایک ماخذ دستاویز سودے کے بارے میں کلیدی معلومات ، جیسے ملوث فریقوں کے نام ، ادا کی گئی رقم (اگر کوئی ہے) ، تاریخ ، اور اس سودے کی مادہ کو حاصل کرتی ہے۔ ماخذ دستاویزات کی کثرت سے شناخت ایک منفرد نمبر کے ساتھ کی جاتی ہے ، تاکہ ان سے اکاؤنٹنگ سسٹم میں فرق کیا جاسکے۔ دستاویزات کی پہلے سے نمبر بندی خاص طور پر مفید ہے ، کیوں کہ اس سے کمپنی کو جانچ پڑتال کرنے کی اجازت ملتی ہے کہ آیا کوئی دستاویزات موجود نہیں ہیں۔
ایک بار ماخذ دستاویز میں موجود معلومات اکاؤنٹنگ سسٹم میں ریکارڈ ہوجانے کے بعد ، ماخذ دستاویز کو آسانی سے رسائی اور محفوظ شدہ دستاویزات میں ترتیب دیا جاتا ہے۔ پچھلے سال کے اندر پیدا ہونے والے دستاویزات عام طور پر سائٹ پر محفوظ ہوجاتی ہیں ، پرانی دستاویزات کم مہنگے آف اسٹوریج کی سہولیات میں محفوظ کی جاتی ہیں۔
ماخذ دستاویزات آڈیٹرز کے لئے اہم ہیں ، جو ان کو بطور ثبوت استعمال کرتے ہیں کہ ریکارڈ شدہ لین دین واقع ہوا ہے۔ عام طور پر ادائیگیوں کے سلسلے میں ، کمپنیوں کے ذریعہ بزنس شراکت داروں کے ساتھ معاملت کرتے وقت ایک ماخذ دستاویز بھی بطور ثبوت استعمال ہوتا ہے۔ ماخذ دستاویزات کی مثالیں یہ ہیں:
منسوخ چیک
کریڈٹ میمو
رقم جمع کروانے کی رسید
اخراجات کی رپورٹ
انوائس
مواد کی طلب فارم
خریداری کے آرڈر
ٹائم کارڈ
فروخت کی رسید
شناختی مقاصد کے ل source ، ذرائع کے دستاویزات کی الیکٹرانک تصاویر عام طور پر قابل قبول ہوتی ہیں ، اگرچہ اب بھی کچھ معاملات میں کاغذ پر مبنی دستاویزات کی ضرورت پڑسکتی ہے۔
عام طور پر ضروری ہے کہ کئی سالوں تک ماخذ کی دستاویزات کو برقرار رکھا جاسکے۔ اندرونی محصول کی خدمت پے رول سے متعلق کچھ قسم کی دستاویزات کو برقرار رکھنے کے وقفوں کو لازمی قرار دیتی ہے۔ اگر کسی دستاویز کو برقرار رکھنے کی مدت کے بارے میں کوئی سوال ہے تو ، ایک جاننے والے وکیل سے مشورہ کریں۔
