پے رول کا طریقہ کار
پے رول پر کارروائی کئی جگہوں پر غلطیاں پیدا کرسکتی ہے ، جس میں تفصیلی عمل کے بہاؤ کا مطالبہ کیا جاتا ہے جس میں متعدد کنٹرولز بھی شامل ہیں۔ اس طریقہ کار کو اس بات کا یقین کرنے کے لئے استعمال کیا جاسکتا ہے کہ تکرار کی بنیاد پر مستقل طور پر پے رول کو سنبھالا جائے۔ اصل عمل کا بہاؤ نیچے دیئے گئے اقدامات سے کچھ مختلف ہوسکتا ہے ، کیوں کہ دستی ، کمپیوٹرائزڈ ، یا آؤٹ سورس پے رول پروسیسنگ حل کے استعمال سے متعلق اختلافات ہوسکتے ہیں۔ ذمہ داریاں اور بنیادی کنٹرول سمیت اس طریقہ کار کا سب سے ممکنہ ورژن ، مندرجہ ذیل ہے:
ملازم ماسٹر فائل کو اپ ڈیٹ کریں. پے رول کلرک کو ملازمین کی معلومات میں تبدیلیوں کا نوٹیفکیشن موصول ہوتا ہے جس سے پے رول کے پروسیسنگ پر اثر پڑتا ہے ، جیسے روکنے سے چھوٹ اور تنخواہ کی شرح میں بدلاؤ۔ ان تبدیلیوں کے ساتھ پے رول سافٹ ویئر میں ملازم ماسٹر فائل کو اپ ڈیٹ کریں۔
تنخواہ کی مدت مقرر کریں. تصدیق کریں کہ تنخواہ کی درست مدت کے لئے پے رول ماڈیول مرتب ہے۔
کام کرنے کا وقت درج کریں. پے رول سسٹم میں ہر ملازم کے ذریعہ کام کرنے والے باقاعدہ اور اوور ٹائم اوقات کی مقدار درج کریں۔ اگر کمپنی دستی طور پر پے رول کا حساب لگاتی ہے تو پھر اس اقدام اور اگلے مرحلے کی ضرورت نہیں ہے۔ اگر کمپنی اپنی ٹائم کیپنگ کی معلومات کو جمع کرنے کے لئے کمپیوٹرائزڈ ٹائم گھڑیاں استعمال کرتی ہے ، تو اس معلومات کو براہ راست پے رول سافٹ ویئر میں پورٹ کیا جاسکتا ہے۔
دستی ادائیگی درج کریں. کسی بھی دستی تنخواہوں کی مقدار درج کریں جو ابھی تک پے رول سسٹم میں درج نہیں ہے۔ یہ پچھلے ادوار کی تنخواہوں میں ایڈجسٹمنٹ ہوسکتی ہیں ، یا ابتدائی خدمات حاصل کرنے یا ملازمین کی برطرفی سے متعلق ادائیگی ہوسکتی ہیں۔
اختتامی تنخواہ کا حساب لگائیں. دستی طور پر کسی بھی ملازم کی ادائیگی کی رقم کا حساب لگائیں جس نے کمپنی چھوڑ دی ہے ، اس میں ان کے غیر استعمال شدہ چھٹی کا وقت اور علیحدگی تنخواہ بھی شامل ہے۔ اس میں عموما only وہ ملازمین شامل ہوتے ہیں جنہوں نے رضاکارانہ طور پر کمپنی چھوڑ دی ہے ، کیونکہ جبری طور پر معطل ہونے کے بعد فوری طور پر ادائیگیوں کی ضرورت ہوتی ہے جو عام طور پر عام تنخواہوں کی کارروائی کی مدت سے باہر رہتے ہیں۔
کٹوتیوں میں تبدیلی. ملازمین کی تنخواہ سے معیاری کٹوتیوں میں کسی قسم کی تبدیلیاں درج کریں ، جیسے میڈیکل انشورنس ، گارنشمنٹ ، اور رفاہی شراکت کے لئے۔
تنخواہ کا حساب لگائیں. اس مدت کے لئے تمام تنخواہوں کے حساب کتاب سافٹ ویئر پر عمل کریں۔ اگر کمپنی دستی طور پر تنخواہ کا حساب لگاتی ہے تو پھر وفاقی اور ریاستی حکومتوں کے ذریعہ فراہم کردہ ٹیکس میزوں کو ٹیکس ودہولڈنگ کی مناسب مقدار کا تعین کرنے کیلئے استعمال کریں۔
رپورٹوں کا جائزہ لیں. اگر پے رول کے حساب کتاب کو یا تو آؤٹ سورس کیا جاتا ہے یا پے رول سافٹ ویئر استعمال ہوتا ہے تو درج ذیل رپورٹوں کو پرنٹ کریں اور غلطیوں کے لئے بنیادی لین دین کا جائزہ لیں۔ پے رول پر دوبارہ عمل کریں جب تک کہ ان مسائل کو درست نہ کیا جا.۔
منفی کٹوتیوں کی اطلاع (ڈیٹا انٹری کی غلطی یا دھوکہ دہی کی نشاندہی کر سکتی ہے)
منفی ٹیکس کی اطلاع (ڈیٹا انٹری کی غلطی یا دھوکہ دہی کی نشاندہی کر سکتی ہے)
ابتدائی پے رول رجسٹر (کلیدی دستاویز غلطیوں کو تلاش کرنے کے لئے استعمال کیا جاتا ہے)
ادا کردہ اجرت کی ترتیب شدہ فہرست (ممکنہ طور پر غلط گھنٹوں کے کام کرنے یا اجرت کی شرحوں کو دیکھنے کے لئے ضرورت سے زیادہ اعلی یا کم اجرت کی رقم پر توجہ دیں)
ڈیپارٹمنٹ کے ذریعہ پے رول کے اخراجات کا ٹرینڈ لائن (اس بات کی نشاندہی کرسکتا ہے کہ مزدوری غلط محکمے سے وصول کی جاتی ہے)
ادائیگی جاری کریں. ایک بار جب رپورٹوں کے تجزیے سے کوئی اور غلطیاں ظاہر نہیں ہوتی ہیں تو ، ملازمین کو ادائیگیوں پر کارروائی کریں۔
انتظامی انتظامیہ کی رپورٹیں (اختیاری). ابھی تک مکمل شدہ تنخواہ سے متعلقہ انتظامیہ کو تنخواہ کی رپورٹ جاری کریں۔ اس طرح کی رپورٹوں کی مثالیں ملازمین کے ذریعہ اوور ٹائم کی ٹرینڈ لائن اور محکمہ کے ذریعہ معاوضے کے اخراجات کا رجحان لائن ہیں۔
ڈیٹا کا بیک اپ لیں. ایک بار پے رول مکمل ہوجانے کے بعد اس سے متعلق ڈیٹا کا بیک اپ بنائیں۔ اگر پے رول پروسیسنگ کو آؤٹ سورس کیا جاتا ہے تو ، اس کو سپلائی کرنے والے کے ذریعہ سنبھالا جاتا ہے۔ اگر گھر میں سافٹ ویئر استعمال ہو رہا ہے تو ، ڈیٹا کو محفوظ کریں۔ اگر دستی نظام استعمال ہوتا ہے تو ، تنخواہ دار تنصیب میں تنخواہ رجسٹر ڈالیں۔
مدت بند کرو. غیر اعلانیہ تبدیلیوں کو روکنے کے لئے ابھی مکمل ہونے والے عرصے کے لئے تنخواہ کی مدت کو تنخواہوں کے ماڈیول میں بند کردیں۔ یہ بنیادی طور پر ایک ہی قدم ہے 2؛ تنخواہ کی مدت کو بند کرکے ، ہم اگلی تنخواہ کی مدت میں آگے بڑھ رہے ہیں۔
ٹیکس جمع کروائیں. پے رول ٹیکس جمع کروائیں اور حکومت میں ان کی ترسیل کی تصدیق کریں۔ اگر کمپنی نے اپنے پے رول پروسیسنگ کو آؤٹ سورس کیا ہے تو ، اس اقدام کو سپلائر سنبھالتا ہے۔
اسٹور ٹائم کارڈز. محکمہ تنخواہ کے پاس ٹائم کارڈز فائل کریں۔ یہ بالکل ممکن ہے کہ ملازمین اپنی تنخواہ پر سوال اٹھائیں ، ایسے معاملے میں تازہ ترین ٹائم کارڈز نظر ثانی کیلئے آسانی سے قابل رسائی ہوں۔ ایک یا دو مہینے کے بعد ، ٹائم کارڈز کو طویل مدتی اسٹوریج میں منتقل کیا جاسکتا ہے۔
غلطیوں کی چھان بین کریں. اگر پے رول پروسیسنگ میں دشواریوں کا سامنا ہے تو ، یقین دہانی کرو کہ ملازمین انہیں ڈھونڈیں گے! پیش آنے والی تمام لین دین کی غلطیوں کی تحقیقات کریں ، اور ان کی موجودگی کو کم کرنے کے ل changes تبدیلیاں شروع کریں۔ اس میں طریقہ کار میں ردوبدل یا نئے کنٹرول لگانا شامل ہوسکتا ہے۔
