ماخذ دستاویزات
سورس دستاویزات وہ جسمانی اساس ہیں جس پر کاروباری لین دین ریکارڈ ہوتا ہے۔ ذریعہ دستاویزات عام طور پر ثبوت کے بطور استعمال کے ل retain برقرار رکھی جاتی ہیں جب آڈیٹر بعد میں کسی کمپنی کے مالی بیانات کا جائزہ لیتے ہیں ، اور اس بات کی تصدیق کرنے کی ضرورت ہوتی ہے کہ حقیقت میں ، لین دین ہوا ہے۔ ان میں عام طور پر درج ذیل معلومات ہوتی ہیں:
کاروباری لین دین کی تفصیل
لین دین کی تاریخ
ایک خاص رقم
ایک مجاز دستخط
بہت سورس دستاویزات پر بھی کسی منظوری کی نشاندہی کرنے کے لئے مہر لگا دی جاتی ہے ، یا جس پر موجودہ تاریخ لکھنا ہے یا اکاؤنٹس کو بنیادی لین دین کو ریکارڈ کرنے کے لئے استعمال کیا جانا ہے۔
ایک ماخذ دستاویز کاغذی دستاویز نہیں ہونا ضروری ہے۔ یہ الیکٹرانک بھی ہوسکتا ہے ، جیسے کسی ملازم کے کام میں آنے والے گھنٹوں کا الیکٹرانک ریکارڈ ، جیسے اسمارٹ فون کے ذریعے کمپنی کے ٹائم کیپنگ سسٹم میں داخل ہوتا ہے۔
ماخذ دستاویزات کی مثال ، اور ان سے متعلقہ کاروباری لین دین جو مالیاتی ریکارڈ میں ظاہر ہوتے ہیں ، یہ ہیں:
بینک گوشوارہ. اس میں کمپنی کی کتابوں میں موجود بیلنس نقد رقم میں متعدد ایڈجسٹمنٹ شامل ہیں جو کمپنی کو اپنے ریکارڈ بینک کے ساتھ سیدھ میں لانے کے ل reference بھیجنی چاہ.۔
کیش رجسٹر ٹیپ. اس کو نقد فروخت کے ثبوت کے طور پر استعمال کیا جاسکتا ہے ، جو فروخت کے لین دین کی ریکارڈنگ کی حمایت کرتا ہے۔
کریڈٹ کارڈ کی رسید. اس کو چھوٹی چھوٹی نقد رقم سے رقوم کی فراہمی کے ثبوت کے طور پر استعمال کیا جاسکتا ہے۔
لاک باکس تصاویر چیک کریں. یہ تصاویر صارفین کی طرف سے نقد وصولیاں ریکارڈ کرنے کی تائید کرتی ہیں۔
پیکنگ پرچی. اس میں صارفین کو بھیجے گئے سامان کی وضاحت کی گئی ہے ، اور اسی طرح فروخت کے لین دین کی ریکارڈنگ کی بھی حمایت ہوتی ہے۔
سیلز آرڈر. اس دستاویز کو ، جب لیڈنگ اور / یا پیکنگ لسٹ کے بل کے ساتھ مل کر ، کسی صارف کو رسید کرنے کے لئے استعمال کیا جاسکتا ہے ، جس کے نتیجے میں فروخت کا لین دین ہوتا ہے۔
سپلائر انوائس. یہ ایک سورس دستاویز ہے جو سپلائر کو نقد ، چیک ، یا الیکٹرانک ادائیگی کے اجرا کی حمایت کرتی ہے۔ ایک سپلائی رسید بھی اخراجات ، انوینٹری آئٹم یا فکسڈ اثاثے کی ریکارڈنگ کی حمایت کرتا ہے۔
ٹائم کارڈ. یہ کسی ملازم کو تنخواہ چیک یا الیکٹرانک ادائیگی کے اجرا کی حمایت کرتا ہے۔ اگر ملازمین کے اوقات گاہکوں کو بل دیئے جارہے ہیں ، تو پھر یہ کسٹمر انوائسز بنانے میں بھی مدد کرتا ہے۔
مثال کے طور پر ، ایک کمپنی مشاورت کے کاروبار میں ہے۔ یہ ملازم ٹائم شیٹ سے گھنٹوں کام کرنے والی معلومات جمع کرتا ہے ، جو اس کے بعد گاہک کے رسیدوں میں شامل ہوتا ہے جس کے نتیجے میں فروخت کی تخلیق ہوتی ہے اور قابل قبول ٹرانزیکشن بنتا ہے۔ اس طرح ، اس صورتحال میں ، ٹائم شیٹ فروخت کے لین دین کے لئے ذریعہ دستاویز ہے۔
بہت سے ممکنہ کنٹرول موجود ہیں جن کا استعمال خطرہ کو کم کرنے کے لئے کیا جاسکتا ہے کہ ماخذ دستاویزات کو اکاؤنٹنگ سسٹم میں مناسب طریقے سے ریکارڈ نہیں کیا جاتا ہے۔ سب سے زیادہ عام کنٹرول میں سے ایک یہ ہے کہ پہلے سے نمبر کی دستاویزات ہوں ، تاکہ گمشدہ دستاویزات کا پتہ لگانا آسان ہوجائے۔ دوسرا قابو یہ ہے کہ معاون ذریعہ دستاویزات میں موجود کھاتوں میں توازن کو ملاحظہ کریں تاکہ یہ معلوم ہوسکے کہ یا تو کچھ دستاویزات ریکارڈ نہیں ہوئی ہیں ، یا اگر کھاتوں میں درج کچھ لین دین سے کوئی معاون ذریعہ دستاویزات نظر نہیں آتے ہیں۔
مختلف قواعد و ضوابط کا حکم ہے کہ کچھ وسائل کی دستاویزات کو کئی سالوں تک برقرار رکھا جائے۔ ضابطے سے قطع نظر ان دستاویزات کو برقرار رکھنا بھی دانشمند ہوسکتا ہے ، اگر صرف مقدمہ چلانے کی صورت میں ثبوت فراہم کرنے کے لئے ، یا بہتر کسٹمر سروس مہیا کرنا ہے۔ ان وجوہات کی بناء پر ، کسی کمپنی کو ایک دستاویزات کو ختم کرنے کی پالیسی اپنانی چاہئے جو اس وقت تک کسی خاص تعداد میں گزرنے تک منبع دستاویزات کے خاتمے یا منبع دستاویزات کے خاتمے کے دیگر طریقوں پر سختی سے قابو رکھتی ہے۔
