اکاؤنٹس قابل وصول کنٹرولز
قابل وصول اکاؤنٹس پر کنٹرول واقعتا a صارف کے انوائس کی ابتدائی تخلیق کے ساتھ شروع ہوتا ہے ، چونکہ آپ کو اس اہم اثاثہ پر ایک جامع سیٹ کنٹرول حاصل کرنے سے قبل وصول شدہ اکاؤنٹس کی تشکیل کے دوران متعدد امور کو کم کرنا ضروری ہے۔ اس کے بعد قابل وصول اکاؤنٹس کی مناسب دیکھ بھال پر محیط ہوتا ہے ، اور ان کے خاتمے کے ذریعے صارفین کی طرف سے ادائیگی یا کریڈٹ یادوں کی تخلیق ہوتی ہے۔ غور کرنے کے لئے کلیدی کنٹرول یہ ہیں:
- شپمنٹ سے قبل کریڈٹ منظوری درکار ہے. اگر آپ کو ناقص کریڈٹ ریٹنگ والے کسٹمر کو آرڈر بھیج دیا گیا ہو تو قابل وصول اکاؤنٹس جمع کرنے میں آپ کو دشواری ہوگی۔ لہذا ، ایک مخصوص ڈالر کی رقم سے زیادہ کے تمام سیل آرڈرز پر محکمہ کریڈٹ سے دستخط شدہ منظوری کی ضرورت ہے۔
- معاہدے کی شرائط کی تصدیق کریں. اگر ادائیگی کے غیر معمولی شرائط ہیں تو ، انوائس بنانے سے پہلے ان کی تصدیق کریں۔ بصورت دیگر ، وصول کردہ اکاؤنٹس میں انوائس ہوں گے جو گاہک ادا کرنے سے انکار کرتے ہیں۔
- پروف انوائسز. اگر کسی بڑے ڈالر کی رقم کے انوائس میں کوئی خرابی ہوتی ہے تو ، صارف اس وقت تک ادائیگی روک سکتا ہے جب تک کہ آپ ترمیم شدہ انوائس نہ بھیجیں۔ اس مسئلے کو کم کرنے کے ل larger بڑے رسیدوں کی پروف ریڈنگ کی ضرورت پر غور کریں۔
- کریڈٹ میمو کو اختیار دیں. وہ افراد جن کے پاس آنے والے صارفین کی ادائیگیوں تک رسائی ہوتی ہے وہ آنے والی نقد کو روک سکتے ہیں اور پھر اپنے پٹریوں کو ڈھکنے کے لئے کریڈٹ میمو تشکیل دے سکتے ہیں۔ اس پریشانی کی روک تھام کے لئے ایک قدم کریڈٹ میمو کے لئے کسی مینیجر کی باضابطہ منظوری کی ضرورت ہوتی ہے ، جس کی تصدیق بعد کی تاریخ میں داخلی آڈٹ عملے کے ذریعہ کی جاتی ہے۔ اس کنٹرول کو انتہا تک نہ پہنچائیں اور انتہائی چھوٹے کریڈٹ میمو کی منظوری کی ضرورت ہوگی - اکاؤنٹنگ عملے کو اجازت کے بغیر چھوٹے افراد بنانے کی اجازت دیں ، تاکہ باقی چھوٹے اکاؤنٹ بیلنس صاف ہوجائیں۔
- بلنگ سافٹ ویئر تک رسائی پر پابندی لگائیں. جیسا کہ ابھی ذکر کیا گیا ہے ، کوئی صارفین کی طرف سے آنے والی ادائیگیوں کو روک سکتا ہے اور کریڈٹ میمو کے ذریعے چوری کو چھپا سکتا ہے۔ کریڈٹ میمو کی غیر قانونی نسل کو روکنے کے ل You آپ کو بلنگ سافٹ ویئر تک رسائی کو پاس ورڈ سے بچانا چاہئے۔
- الگ فرائض. جیسا کہ ابھی ذکر کیا گیا ہے ، کسی کو بھی آنے والے صارفین کی ادائیگیوں کو سنبھالنے اور کریڈٹ میمو بنانے کا اہل نہیں ہونا چاہئے ، ورنہ وہ رقم لینے اور کریڈٹ میمو سے اپنے پٹریوں کا احاطہ کرنے کے اہل ہوں گے۔ لہذا ، ان کاموں کو مختلف لوگوں کو تفویض کریں۔
- قابل رسائ جرید اندراجات کا جائزہ لیں. اکاؤنٹس کے حصول کے ل transactions لین دین تقریبا ہمیشہ اکاؤنٹنگ سوفٹویئر میں سیلز جریدے کے ذریعے جاتا ہے جو خود اکاؤنٹنگ اندراجات ہی تیار کرتا ہے۔ لہذا ، وصول شدہ اکاؤنٹس میں دستی جریدے کے اندراج تقریبا almost کبھی نہیں ہونا چاہئے۔ آپ کو ان اندراجات کا بغور جائزہ لینا چاہئے۔
- آڈٹ انوائس پیکٹ. انوائس مکمل ہونے کے بعد ، فائل پر ایک پیکٹ ہونا چاہئے جس میں سیلز آرڈر ، کریڈٹ اتھارٹی ، بلنگ کا بل ، اور انوائس کاپی شامل ہو۔ داخلی آڈٹ عملے کو ان پیکٹوں کے انتخاب کا جائزہ لینا چاہئے تاکہ تصدیق کی جاسکے کہ بلنگ کلرک نے معاون کاغذات کے تمام کاموں کا صحیح طور پر جائزہ لیا اور انوائس کو صحیح طریقے سے تیار کیا۔
- شپنگ لاگ میں بلنگ کا میچ. یہ ممکن ہے کہ آئٹمز کو انویائس کے بغیر بھیج دیا جائے ، یا اس کے برعکس۔ ان حالات کا پتہ لگانے کے لئے ، داخلی آڈٹ عملے کو بلنگ کا موازنہ شپنگ لاگ سے کروائیں ، اور کسی بھی اختلافات کی تحقیقات کریں۔
- نقد وصولیاں کی درخواست کا آڈٹ کریں. انوائس کھولنے کے ل The اکاؤنٹنگ عملہ غلط طریقے سے نقد وصولیاں لاگو کرسکتا ہے ، شاید انھیں صحیح صارفین کے اکاؤنٹس میں بھی لاگو نہ کیا جائے۔ داخلی آڈٹ کے عملے کو وقتا فوقتا مناسب نقد درخواست کی توثیق کرنے کے لئے گاہک کے رسیدوں میں نقد وصولیاں کا ایک انتخاب ٹریس کریں۔
یہ اشیاء بنیادی اکاؤنٹس کو قابل حصول کنٹرول کی تشکیل کرتی ہیں۔ کسی کمپنی کو قابل استمعال نظام کے ساتھ اضافی کنٹرول نافذ کرنے کی ضرورت ہوسکتی ہے ، یا انہیں یہاں درج آئٹمز کی کچھ ضرورت نہیں ہوسکتی ہے۔
