اکاؤنٹس کے قابل ادائیگی کا نظام کیسے مرتب کیا جائے

اکاؤنٹس میں قابل ادائیگی کا نظام منظم طریقے سے کاروبار کے بلوں کی ادائیگی کرتا ہے۔ اس نظام کے اہداف بروقت ادائیگی کرنا اور درست سپلائرز کو درست رقم ادا کرنا ہیں۔ مندرجہ ذیل اقدامات کو ایسے سسٹم کے قیام کے لئے استعمال کیا جاسکتا ہے۔

  1. سافٹ ویئر منتخب کریں. آف شیلف اکاؤنٹنگ سوفٹ ویئر پیکج خریدیں جس میں اکاؤنٹس قابل ادائیگی ماڈیول ہوں۔ ایسی معیاری خصوصیات کو تلاش کریں جیسے ہر سپلائر کے لئے ادائیگی کے معیاری معلومات مرتب کرنے کی صلاحیت ، اسپاٹ ڈپلیکیٹ انوائس ، ابتدائی ادائیگی کی چھوٹ سے فائدہ اٹھانا اور الیکٹرانک ادائیگی کرنا۔

  2. سپلائرز مرتب کریں. سافٹ ویئر میں وینڈر ماسٹر فائل میں شامل کریں ، نام ، پتے ، ادائیگی کی شرائط اور پہلے سے طے شدہ عام لیجر اخراجات اکاؤنٹ جو ہر سپلائر پر لاگو ہوتے ہیں۔

  3. رسیدیں داخل کریں. ادائیگی کے قابل اکاؤنٹس میں ہر انوائس داخل کریں۔ ایسا کرنے میں انوائس کی تاریخ (رسید کی تاریخ نہیں) اور قابل ادائیگی کی رقم درج کرنا شامل ہے۔

  4. رسید منظور کریں. یا تو مینیجرز ہر سپلائر انوائس کے آنے کے ساتھ ہی انفرادی طور پر منظوری کے ل appro ایک ایسا نظام بنائیں ، یا منفی منظوری کا استعمال کریں ، جہاں منیجرز کو صرف ادائیگی کرنے والے عملے کو مطلع کرنا ہوتا ہے اگر وہ ادائیگی کی منظوری نہیں دیتے ہیں۔ منظوری کی حیثیت کو ٹریک کرنے کے لئے ایک ورک فلو مینیجمنٹ سسٹم کو اس سسٹم میں ضم کیا جاسکتا ہے۔

  5. شیڈول ادائیگی. سافٹ ویئر سے انوائس کی فہرست کی اشاعت کے لئے ایک ٹیسٹ چلائیں جو ادائیگی کے ل due ہیں ، اور تصدیق کریں کہ رپورٹ ان تمام رسیدوں پر مشتمل ہے جن کی ادائیگی منتخب تاریخ کی حد میں ہونی چاہئے۔

  6. چیک رن چلائیں. سافٹ ویئر میں منظور شدہ تمام ادائیگیوں کو چیک کریں ، اور ان رسیدوں کی ادائیگی کے لئے چیکوں کا ایک بیچ پرنٹ کریں۔ اس بات کو یقینی بنائیں کہ سسٹم صرف ان چیکوں کی ادائیگی کررہا ہے جو منتخب ہوئے تھے۔

  7. چیک پر دستخط کریں. کسی شخص کو پرائمری چیک دستخط کرنے والے کے ساتھ ساتھ بیک اپ چیک دستخط کنندہ بننے کے لئے کسی دوسرے شخص کو نامزد کریں۔ ان لوگوں کو ہر چیک سے منسلک بیک اپ دستاویزات کی جانچ پڑتال میں اپنے فرائض سے آگاہ کریں۔

پچھلے اقدامات میں ان بنیادی اعمال کا احاطہ کیا گیا ہے جس میں شامل ہیں کہ اکاؤنٹس کے قابل ادائیگی کے نظام کے ذریعہ قابل ادائیگیوں پر کس طرح عمل کیا جائے۔ مندرجہ ذیل اضافی اشیاء کو اس میں شامل کیا جاسکتا ہے:

  • تین طرح سے ملاپ. کمپنی کے متعلقہ خریداری کے احکامات اور وصول کنندہ دستاویزات کیلئے ادائیگی والے کلرک میچ سپلائر انوائس رکھنے ضروری ہوسکتا ہے۔ اس ملاپ کو یہ یقینی بنانے کے لئے ضرورت پڑسکتی ہے کہ کاروبار صرف صحیح طریقے سے مجاز اور موصولہ اشیا کے لئے ادائیگی کرتا ہے۔

  • اخراجات کی اطلاعات. ایک ایسا نظام مرتب کریں جس کے تحت ملازمین کو اخراجات کی رپورٹ کے فارم جمع کروانے کی ضرورت ہو ، جس کے ذریعہ انھوں نے خریدی ہوئی کسی بھی اشیاء کی رسیدیں منسلک کیں۔ اس نظام میں گورننگ ٹریول پالیسیوں کا ایک مجموعہ شامل ہوسکتا ہے جس کے اخراجات کی ادائیگی ہوگی۔

  • خریداری کارڈ. ایک ایسا نظام مرتب کریں جس کے تحت خریداری کارڈ ان ملازمین کے انتخاب میں جاری کیے جاتے ہیں ، جو کمپنی کی طرف سے کارڈوں سے خریداری کرنے کے مجاز ہیں۔ غلطیوں کے لئے کارڈ کے بیانات کا جائزہ لینے کے لئے طریقہ کار شامل کریں ، اور ادائیگی کے عمل کے ل pay ادائیگی کرنے والے عملے کو مکمل جائزہ لینے والے بیانات جمع کروائیں۔

ضرورت سے زیادہ ادائیگیوں کے خطرہ کو کم کرنے کے لئے ، ادائیگیوں کے نظام میں کنٹرول کا انتخاب شامل کرنا بھی ضروری ہوسکتا ہے۔