ذمہ داریوں کی تقسیم
فرائض کی علیحدگی ایک عمل میں مختلف لوگوں کو تفویض کرنے کے لئے مختلف اقدامات کی تفویض ہے۔ ایسا کرنے کا ارادہ ان واقعات کو ختم کرنا ہے جس میں کوئی عمل پر حد سے زیادہ قابو رکھتے ہوئے چوری یا دیگر جعلی سرگرمیوں میں ملوث ہوسکتا ہے۔ خلاصہ یہ کہ ، کسی عمل میں درج ذیل تین عام کاموں کو مختلف لوگوں میں تقسیم کیا جانا چاہئے۔
کسی اثاثہ کی جسمانی تحویل
اثاثہ کیلئے ریکارڈ رکھنا
اثاثہ حاصل کرنے یا ضائع کرنے کا اختیار
فرائض کی علیحدگی کی متعدد مثالیں یہ ہیں:
وہ شخص جو گودام میں سپلائرز سے سامان وصول کرتا ہے وہ ان سامان کی فراہمی کرنے والوں کو ادائیگی کرنے کے لئے چیک پر دستخط نہیں کرسکتا ہے۔
جو شخص انوینٹری ریکارڈ کو برقرار رکھتا ہے اس کے پاس انوینٹری کا جسمانی قبضہ نہیں ہوتا ہے۔
جو شخص کسی تیسرے فریق کو ایک مقررہ اثاثہ بیچتا ہے وہ تیسری پارٹی سے فروخت ریکارڈ نہیں کرسکتا یا ادائیگی کی تحویل میں نہیں لے سکتا۔
فرائض کی علیحدگی ایک کنٹرول سسٹم کا لازمی عنصر ہے۔ آڈیٹر کسی وجود کے داخلی کنٹرول کے نظام کے تجزیہ کے ایک حصے کے طور پر ڈیوٹی الگ کرنے کی تلاش کریں گے ، اور اگر کوئی علیحدگی کی ناکامی ہوئی ہے تو اس نظام کے ان کے فیصلے کو گھٹا دیں گے۔ جب علیحدگی کی ناکامی ہوتی ہے تو ، آڈیٹرز یہ فرض کریں گے کہ دھوکہ دہی کا ایک توسیع خطرہ ہے ، اور اسی کے مطابق اپنے طریقہ کار کو ایڈجسٹ کریں گے۔
کسی چھوٹی تنظیم میں فرائض کی علیحدگی کرنا زیادہ مشکل ہوتا ہے ، جہاں بہت کم لوگ ہوتے ہیں کہ وہ مختلف لوگوں کو کاموں کو موثر انداز میں منتقل کرسکیں۔ علیحدگی کے ساتھ ایک اور مسئلہ یہ ہے کہ بہت سارے لوگوں میں کاموں کو تبدیل کرنا عمل کو کم موثر بناتا ہے۔ جب اعلی سطح کی کارکردگی کی خواہش ہوتی ہے تو ، معمول کے مطابق تجارت کا عمل کمزور ہوجاتا ہے کیونکہ فرائض کی علیحدگی کو کم کردیا گیا ہے۔
فرائض کی علیحدگی کو فرائض کی علیحدگی کے نام سے بھی جانا جاتا ہے۔
