اکاؤنٹنگ سسٹم ڈیزائن
اکاؤنٹنگ سسٹمز کا ڈیزائن
اکاؤنٹنگ سسٹم بنیادی طور پر کاروباری لین دین کے بارے میں معلومات کا ایک ڈیٹا بیس ہے۔ ڈیٹا بیس کا بنیادی استعمال معلومات کے بطور ذریعہ ہوتا ہے ، لہذا اکاؤنٹنگ سسٹم کو اس انداز میں تیار کرنے کی ضرورت ہے جو مطلوبہ معلومات فراہم کرنے میں لاگت سے موثر ہو۔ اکاؤنٹنگ سسٹم ڈیزائن کے کلیدی عوامل مندرجہ ذیل ہیں۔
سنگل یا ڈبل انٹری. بہت چھوٹا کاروبار صرف اپنی چیک بک میں نقد وصولیاں اور ادائیگیوں کو ریکارڈ کرکے چلاتا ہے۔ یہ واحد داخلہ نظام کے طور پر جانا جاتا ہے ، اور یہ تب ہی کافی ہے جب کسی کاروباری مالک کو کسی کاروبار میں رکھے ہوئے اثاثوں اور واجبات کی رقم کے بارے میں جاننے میں کوئی دلچسپی نہ ہو۔ واحد اندراج کا نظام انتہائی آسان ہے ، لیکن یہ کافی ہوسکتا ہے۔ ڈبل انٹری سسٹم نہ صرف فروخت اور اخراجات ، بلکہ اثاثوں ، واجبات ، اور حصص یافتگان کی ایکویٹی کو ریکارڈ کرنے کے لئے ڈیزائن کیا گیا ہے ، اور اسی طرح کافی زیادہ معلومات فراہم کرتا ہے۔ ڈبل انٹری سسٹم میں لین دین کی ریکارڈنگ میں زیادہ مہارت کی ضرورت ہوتی ہے ، اور یہ سب بڑی تنظیموں کے ذریعہ استعمال ہوتا ہے۔
نقد یا ایکورول بنیاد. اکاؤنٹنگ کی نقد رقم صرف لین دین کو ریکارڈ کرتی ہے جیسے نقد وصول کیا جاتا ہے یا خرچ ہوتا ہے ، جبکہ جمع شدہ رقم کی بنیاد پر لین دین کو ریکارڈ کرتا ہے جب ان کو تسلیم کیا جانا چاہئے ، چاہے وہ نقد میں تبدیلی سے قطع نظر ہوں۔ کسی بھی اکاؤنٹنگ فریم ورک ، جیسے عام طور پر قبول شدہ اکاؤنٹنگ اصول یا بین الاقوامی مالیاتی رپورٹنگ کے معیارات کے مطابق ہونے کے لئے ایکورول بنیاد کی ضرورت ہے۔ اگر آپ کو مستقبل میں آڈٹ شدہ مالی بیانات درکار ہونے کی توقع ہے تو ، اکاؤنٹنگ کی اکٹھا کرنے والی بنیاد کا استعمال کریں۔
اکاؤنٹ کوڈ کا ڈھانچہ. اکاؤنٹ کوڈ کا ڈھانچہ عددی یا حرفی نمبر ہے جس میں ہر اکاؤنٹ کو اعداد و شمار دیئے جاتے ہیں جس میں معلومات محفوظ کی جاتی ہیں۔ ایک لمبا اکاؤنٹ کوڈ ، جیسے سات یا اس سے زیادہ ہندسوں والا ایک خاص ریکارڈ رکھنے میں بڑی حد تک اجازت دیتا ہے۔ تاہم ، اس کو برقرار رکھنے کے لئے مزید کام کی بھی ضرورت ہے ، اور اس میں زیادہ خطرہ ہے کہ غلط اکاؤنٹس میں معلومات کو غلط طریقے سے کوڈ کیا جائے گا۔ لہذا ، عام طور پر بہتر ہے کہ اکاؤنٹ کوڈ کے ڈھانچے کی پیچیدگی (یعنی لمبائی) کو کم سے کم رکھیں۔ چھوٹی تنظیموں کو معلوم ہوسکتا ہے کہ معلومات کی ریکارڈنگ کے ل account کم سے کم تین ہندسوں کے اکاؤنٹ کوڈ کا ڈھانچہ کافی ہے ، جبکہ بڑے ، ملٹی ڈویژن اداروں کو کوڈ کے زیادہ پیچیدہ ڈھانچے کی ضرورت پڑسکتی ہے۔
استعمال شدہ اکاؤنٹس. آپ کو فیصلہ کرنا ہوگا کہ کون سے اکاؤنٹ بنائے جائیں۔ کم سے کم (ایک ڈبل انٹری ایکوری نظام کے ل)) آپ کو نقد رقم ، وصول شدہ ، انوینٹری ، مقررہ اثاثوں ، قابل ادائیگی ، وصول شدہ واجبات ، ایکویٹی ، محصول ، فروخت شدہ سامان کی قیمت اور انتظامی اخراجات کی ضرورت ہوگی۔ تاہم ، یہاں تک کہ ایک چھوٹے کاروبار کو بھی اس کے اکاؤنٹوں کی تعداد کو کئی بار ضرورت ہے تاکہ اس کے کاموں کا مناسب ٹریک رکھا جاسکے۔ خاص طور پر ، اخراجات کو قریب سے جانچنے کے ل. ، متعدد مختلف اخراجات کے کھاتوں کو برقرار رکھنا ضروری ہوگا۔
ڈویژنل نمائندگی. ایک بڑا کاروبار اکاؤنٹس کا ایک معیاری سیٹ اپنائے گا اور اسے اس کی ہر ذیلی کمپنیوں کے لئے نقل بنا سکتا ہے۔ یہ انفرادی مصنوعات کی لائنوں یا سہولیات کے لئے بھی ضروری ہوسکتا ہے۔ ٹھیک درجے کی تفصیل کی یہ سطح خاص طور پر عام ہے جب کاروبار سرگرمی پر مبنی لاگت کا نظام چلاتا ہے۔
رپورٹیں. اکاؤنٹنگ سسٹم میں ذخیرہ شدہ معلومات کو ان رپورٹوں کے سسٹم میں اکٹھا کیا جانا چاہئے جن کا استعمال یا تو مالی نتائج اور کاروبار کی پوزیشن کو پیش کرنے یا مالی نتائج کی مزید مخصوص اطلاعات فراہم کرنے کے لئے کیا جاتا ہے۔ ان میں سے بہت سے رپورٹس کو اکاؤنٹنگ سوفٹ ویئر پیکجوں سے پہلے سے جوڑا جاتا ہے ، حالانکہ کسی کاروبار میں خصوصی ضروریات ہوسکتی ہیں جن میں اپنی مرضی کے مطابق ڈیزائن کردہ رپورٹس کی ضرورت ہوتی ہے۔
طریقہ کار. اکاؤنٹنگ کا نظام اس وقت تک کارآمد نہیں ہوتا جب تک کہ جگہ پر طریقہ کاروں کا ایک مجموعہ موجود نہ ہو جو صارفین کو دکھائے کہ سسٹم کو چلانے کا طریقہ کیسے ہے۔ عام طور پر ان طریقہ کار میں کچھ تفصیل سے دستاویزی دستاویز کی جاتی ہے اور باقاعدہ تربیتی سیشنوں کے ذریعے ملازمین کو فراہم کی جاتی ہے۔
کنٹرولز. اس بات کا یقین کرنے کے ل A اکاؤنٹنگ سسٹم کے متعدد ضوابط کی ضرورت ہے۔ یہ کنٹرولز کمپنی کے لئے مخصوص ہوں گے ، اور وہ کمپنی کے آڈیٹرز یا کسی بیرونی مشیر کی شرکت کے لئے اس بات کو یقینی بنائیں گے کہ انسٹال کردہ کنٹرولز کا سیٹ کاروبار کے کاموں کے لئے موزوں ہے۔
بہت سے امور جو ابھی نوٹ کیے گئے ہیں وہ اتنے بنیادی ہیں کہ آپ انھیں شروع سے ہی ٹھیک کروائیں ، یا کسی بھی تبدیلی کی ضرورت پڑنے کے ل a بعد کی تاریخ میں پورے اکاؤنٹنگ سسٹم کو دوبارہ تعمیر کرنا پڑے گا۔ خاص طور پر ، بہتر ہے کہ فوری طور پر ڈبل انٹری بُک کیپنگ سسٹم اور ایکوریبل اکاؤنٹنگ کو اپنائیں۔
