نقد وصولی کا طریقہ کار
نقد وصول کرنے کا عمل انتہائی منظم ہے ، کیوں کہ جانچ پڑتال کا کام کنٹرول سے بھرا ہوا ہے۔ انہیں یہ یقینی بنانے کی ضرورت ہے کہ چیک کو صحیح طریقے سے ریکارڈ کیا جائے ، فوری طور پر جمع کیا جائے ، اور عمل میں کہیں بھی چوری یا ردوبدل نہ ہو۔ چیک رسیدوں پر کارروائی کرنے کا طریقہ کار ذیل میں پیش کیا گیا ہے۔
ریکارڈ چیک اور نقد. جب روزانہ میل کی ترسیل آجائے تو ، وصول کردہ تمام چیک اور نقد میل روم چیک رسیدوں کی فہرست میں ریکارڈ کریں۔ موصولہ ہر چیک کے ل، ، ادائیگی کرنے والے فریق کا نام ، چیک نمبر اور ادا کی گئی رقم پر فارم پر درج کریں۔ اگر رسید نقد رقم میں تھی ، تو ادائیگی کرنے والی پارٹی کا نام بتائیں ، “کیش” چیک کریں؟ باکس ، اور ادا کی گئی رقم ایک بار جب تمام لائن آئٹمز مکمل ہوجائیں تو ، فارم کے نچلے حصے میں "کل رسیدیں" فیلڈ میں گرینڈ کل داخل کریں۔ فارم پر دستخط کریں اور اس تاریخ کو بتائیں جس دن چیک اور نقد رقم ملی تھی۔ نیز ، وصول کردہ ہر چیک پر "صرف جمع کروانے کے لئے" اور کمپنی کے بینک اکاؤنٹ نمبر پر ڈاک ٹکٹ۔ اس سے کسی کے لئے چیک نکالنا اور اسے کسی دوسرے بینک اکاؤنٹ میں جمع کرنا زیادہ مشکل ہوتا ہے۔
آگے ادائیگی. تمام چیک ، نقد رقم ، اور میل روم چیک رسید لسٹ کی ایک کاپی ایک محفوظ عبوری آفس میل پاؤچ میں داخل کریں۔ اس کو محکمہ اکاؤنٹنگ میں کیشیئر کے حوالے کر دیں۔ کیشیئر پاؤچ میں موجود تمام اشیاء کو میل روم چیک وصولی کی فہرست سے ملاتا ہے ، فہرست کی ایک کاپی کا ابتدائی آغاز کرتا ہے ، اور کاپی کو انٹرفیس میل کے ذریعے میل روم میں واپس کرتا ہے۔ اس کے بعد میل روم کا عملہ شروع شدہ کاپی تاریخ کے مطابق فائل کرتا ہے۔
رسید پر نقد لگائیں. اکاؤنٹنگ سوفٹویئر تک رسائی حاصل کریں ، متعلقہ صارف کے لئے بلا معاوضہ رسید کال کریں ، اور نقد رقم بھیجنے والے مشورے پر اشارہ کیا گیا ہے جو گاہک کی طرف سے ہر ادائیگی کے ساتھ ہے۔ اگر اس بات کا کوئی اشارہ نہیں ہے کہ کس انوائس کو کریڈٹ کیا جائے تو ، ادائیگی کو علیحدہ سسپنس اکاؤنٹ میں ، یا غیر درخواست دہندگان کے حساب سے ریکارڈ کریں لیکن اس صارف کے اکاؤنٹ میں جو یہ آیا ہے۔ مؤخر الذکر صورت حال میں ، چیک کی فوٹو کاپی بنائیں اور بعد کی تاریخ میں درخواست کے مقاصد کے لئے اسے برقرار رکھیں ، تاکہ موجودہ تاریخ پر بھی چیک جمع کرایا جاسکے۔
دیگر نقد رقم ریکارڈ کریں (اختیاری). کچھ نقد رقم یا چیک کبھی کبھار پہنچیں گے جو وصول شدہ اکاؤنٹس سے متعلق نہیں ہیں۔ مثال کے طور پر ، کسی صارف کی طرف سے ادائیگی ، یا جمع کی واپسی ہوسکتی ہے۔ ان معاملات میں ، ادائیگی کی وجہ کی مناسب دستاویزات کے ساتھ ، اکاؤنٹنگ سسٹم میں رسید کو ریکارڈ کریں۔
جمع نقد. ڈپازٹ سلپ پر تمام چیک اور کیش ریکارڈ کریں۔ میل روم چیک وصولیوں کی فہرست میں درج رقم سے ڈپازٹ سلپ پر کل کا موازنہ کریں ، اور کسی بھی طرح کے اختلافات پر صلح کریں۔ اس کے بعد چیک اور کیش کو ایک تالا لگا پاؤچ میں محفوظ کریں اور اسے بینک تک پہنچائیں۔
بینک رسید سے میچ. چیک اور نقد رقم ملنے پر ، بینک اس کے لئے رسید جاری کرتا ہے۔ کیشئیر کے علاوہ کسی کو بھی اس رسید کا موازنہ ڈپازٹ پرچی کی رقم سے کرنا چاہئے اور کسی بھی اختلاف کو صلح کرنا چاہئے۔ جمع کرنے کی پرچی کی ایک کاپی کی رسید کو اہم بنانا اور دستاویزات درج کرنا مفید ہوسکتا ہے ، اس ثبوت کے طور پر کہ ملاپ کا مرحلہ مکمل ہو گیا ہے۔
