چھوٹا نقد نظام
چھوٹی موٹی کیش سسٹم پالیسیوں ، طریقہ کار ، کنٹرولوں اور فارموں کا ایک مجموعہ ہے جسے کمپنی مختلف متفرق ضرورتوں جیسے دفتر کی فراہمی اور خدمات کے لئے نقد رقم فراہم کرنے کے لئے استعمال کرتی ہے۔ چھوٹی موٹی رقم کا نظام قائم کرنے کا بنیادی عمل یہ ہے:
مقام. ان جگہوں کے بارے میں فیصلہ کریں جہاں چھوٹی موٹی فنڈز لگائے جائیں گے۔ پوری کمپنی کے لئے ایک ہی ہوسکتا ہے ، یا شاید ایک عمارت یا محکمہ۔
فنڈنگ. ہر مقام پر چھوٹی چھوٹی نقد رقم کے بارے میں فیصلہ کریں۔ یہ عام طور پر to 100 سے 500. کی حد میں ہوتا ہے۔ چھوٹی موٹی نقد رقم چوری کے زیادہ خطرہ کو دیکھتے ہوئے ، عام طور پر ضرورت سے زیادہ چھوٹی چھوٹی نقد رقوم نہ بنانا بہتر ہے ، حالانکہ چھوٹے کو زیادہ کثرت سے دوبارہ بھرنا ضروری ہے۔
نگران. چھوٹی موٹی نقد نگران مقرر کریں۔ یہ عام طور پر انتظامی عملہ ہوتے ہیں جو دن میں بیشتر سائٹ پر موجود ہوتے ہیں ، اور جن کے پاس کافی حد تک علمی مہارت ہوتی ہے تاکہ وہ اعلی درجے کی درستگی کے ساتھ ریکارڈ کی ضروری مقدار کو برقرار رکھ سکیں۔
خانے. چھوٹی چھوٹی چھوٹی کیش بکس یا تالے لگانے والے ڈیسک دراز ترتیب دیں ، بشمول چھوٹی چھوٹی کیش واؤچر کی فراہمی۔ یہ ضروری ہے کہ کسی الارم کو بنانا ہو جو آواز یا آواز میں آئے گا اگر کسی باکس یا دراز کو غلط طریقے سے رسائی حاصل کی گئی ہو۔
واؤچرز. آفس سپلائی اسٹور سے چھوٹی موٹی نقد واؤچر کا ایک سیٹ خریدیں۔ اپنی مرضی کے مطابق فارم بنانے کی ضرورت نہیں ہے۔
چھوٹے نقد خانوں کو فنڈ دیں. ہر چھوٹی چھوٹی کیش باکس میں نقد کی متعین کردہ رقم شفٹ کریں ، اور عام لیجر میں ٹرانسفر کو نقد نقل و حرکت کے طور پر علیحدہ چھوٹے نقد اکاؤنٹ میں ریکارڈ کریں۔
تربیت. چھوٹی موٹی نقد نگراں افراد کو تربیت دیں کہ چھوٹی چھوٹی نقد رقم کی درخواستوں کا اندازہ کیسے کریں ، نقد ادائیگیوں کے بدلے واؤچر کس طرح پُر کیے جائیں اور جب نقد کی سطح کم ہو تو متبادل نقد کی درخواست کب کریں۔
مفاہمت. ایک ایسا طریقہ کار مرتب کریں جس کے تحت ایک اکاؤنٹنگ شخص وقتا فوقتا ہر چھوٹی موٹی کیش باکس میں نقد کی رقم اور رسیدوں کی جانچ کرتا ہے تاکہ یہ معلوم کیا جا سکے کہ آیا باکس کے لئے قائم کردہ فنڈ کی اصل رقم سے کوئی مماثل ہے یا نہیں ، اور کسی بھی طرح کی تغیرات کو ملاپ کرسکتے ہیں۔
بھرنے اور ریکارڈنگ. ایک ایسا طریقہ کار مرتب کریں جس کے تحت کیشئیر ہر چھوٹی چھوٹی کیش باکس میں نقد رقم کی ادائیگی کرتا ہے ، جیسا کہ چھوٹی موٹی نقد نگرانوں نے درخواست کی ہے۔ اس میں جنرل لیجر میں تمام اخراجات کا خلاصہ اور ریکارڈ کرنا بھی شامل ہے۔
چھوٹی چھوٹی نقد رقم کے خطرات کو کم کرنے کے ل a کافی تعداد میں کنٹرول شامل کرنا ہوں گے جو چھوٹی چھوٹی نقد رقم چوری ہوجائے گی ، یا یہ کہ غلط ادائیگی کی درخواستوں کے لئے عطا کی جائے گی ، یا چھوٹی نقد رقم کے اخراجات کو غلط طریقے سے ریکارڈ کیا گیا ہے۔ آپ کو وقتا فوقتا جو قابو پیدا ہوا ہے ان کی پریشانیوں کا جائزہ لینا چاہئے ، تاکہ یہ دیکھیں کہ نقصان کے خطرے کو کم کرنے کے لئے کنٹرول سسٹم کو ایڈجسٹ کیا جانا چاہئے۔
چھوٹی چھوٹی رقم کا نظام بہت ساری کمپنیوں میں خریداری کارڈ کے ذریعہ تبدیل کردیا گیا ہے ، جو کاروبار کے ذریعے کنٹرول شدہ کریڈٹ کارڈ ہیں۔ خریداری کارڈوں میں کمپنی کے احاطے سے آسانی سے قابل رسا نقد رقم نکالنے کا اکیلا فائدہ ہے۔ دوسرا متبادل یہ ہے کہ ملازمین اپنے فنڈز سے اشیاء خریدیں اور پھر ملازمین کو اخراجات کی رپورٹوں کے ساتھ معاوضہ دیں۔ اگر مؤخر الذکر آپشن استعمال کیا جاتا ہے تو ، ملازمین کو کثرت سے اخراجات کی رپورٹیں پیش کرنے کی ترغیب دیں ، تاکہ وہ کمپنی کے اخراجات کو زیادہ دیر تک فنڈ نہیں دے رہے ہیں۔ اس کا مطلب یہ بھی ہے کہ جمع کروائی گئی اخراجات کی رپورٹوں پر جلد سے جلد کارروائی کی جانی چاہئے۔
