پےرول داخلی کنٹرولز
جنرل پےرول کنٹرولز
قطع نظر تمام معلومات جمع کرنے والے ملازمین یا ملازمین کو کس طرح ادائیگی کی جاتی ہے اس سے قطع نظر ، تقریبا all تمام پےرول سسٹم کے لئے درج ذیل کنٹرولوں کے انتخاب کو استعمال کرنے پر غور کریں:
آڈٹ. یا تو اندرونی آڈیٹر ہوں یا بیرونی آڈیٹروں نے پے رول فنکشن کا وقتا audit فوقتا audit آڈٹ کرایا ہو تاکہ اس بات کی تصدیق کی جاسکے کہ آیا پے رول کی ادائیگی کا صحیح حساب لگایا جارہا ہے ، ادا کیے جانے والے ملازمین اب بھی کمپنی کے لئے کام کررہے ہیں ، وقت کے ریکارڈ کو صحیح طریقے سے جمع کیا جارہا ہے ، وغیرہ۔
اجازت تبدیل کریں. صرف اس صورت میں کسی ملازم کی ازدواجی حیثیت میں تبدیلی ، اجازت سے وابستہ الاؤنسز یا کٹوتیوں کی اجازت دیں اگر ملازم نے کمپنی کو ایسا کرنے کے لئے تحریری اور دستخط شدہ درخواست پیش کی ہو۔ بصورت دیگر ، اس بات کا کوئی ثبوت نہیں ہے کہ ملازم تبدیلی لانا چاہتا تھا۔ مینیجر کے ذریعہ درخواست کردہ کسی بھی تنخواہ کی شرح میں تبدیلیوں پر بھی یہی کنٹرول لاگو ہوتا ہے۔
ٹریکنگ لاگ تبدیل کریں. اگر آپ کمپیوٹرائزڈ پے رول ماڈیول کے ذریعہ گھر گھر پے رول پر کارروائی کررہے ہیں تو ، تبدیلی سے باخبر رہنے والے لاگ کو چالو کریں اور یقینی بنائیں کہ اس تک رسائی صرف پاس ورڈ سے محفوظ انٹرفیس کے ذریعہ دستیاب ہے۔ یہ لاگ ان پے رول سسٹم میں کی جانے والی تمام تبدیلیوں کا سراغ لگائے گا ، جو غلط یا جعل ساز اندراجات کو ٹریک کرنے کیلئے بہت مفید ہے۔
غلطیوں کی جانچ پڑتال کی رپورٹیں. کچھ قسم کی پے رول غلطیوں کو چلانے والی رپورٹس کے ذریعہ دیکھا جاسکتا ہے جو صرف وہی آئٹمز دکھاتی ہیں جو پے رول کے عام تقسیم سے باہر ہوتی ہیں۔ یہ سب کچھ غلطیوں کی نشاندہی نہیں کرسکتے ہیں ، لیکن اطلاع دی گئی آئٹمز کے لئے بنیادی غلطیوں کا امکان زیادہ ہے۔ پے رول مینیجر یا کسی تیسری فریق کو پے رول سرگرمیوں میں ملوث نہیں ہونا چاہئے اور ان رپورٹس کا جائزہ لیں۔
اخراجات کی رجحان لائنیں. مالی بیانات میں تنخواہوں سے متعلق اخراجات میں اتار چڑھاؤ تلاش کریں ، اور پھر اتار چڑھاو کی وجوہات کی تحقیقات کریں۔
سپروائزر کو ادائیگی کی رپورٹ جاری کریں. ملازمین کو ادائیگی کی ایک فہرست ہر محکمہ کے سپروائزر کو بھیجیں ، درخواست کے ساتھ کہ ادائیگی کی صحیح مقدار اور نامعلوم ناموں کے لئے اس پر نظرثانی کریں۔ وہ ان ملازمین کو دی جارہی ادائیگیوں کی نشاندہی کرسکتے ہیں جو اب کمپنی کے ل work کام نہیں کرتے ہیں۔
ریکارڈ تک رسائی پر پابندی لگائیں. غیر قانونی رسائی کو روکنے کے لئے ملازم فائلوں اور تنخواہ کے ریکارڈ کو ہر وقت لاک اپ کریں۔ اگر یہ ریکارڈ لائن پر محفوظ ہیں تو پاس ورڈ کے تحفظ کا استعمال کریں۔ یہ احتیاط صرف کسی کو دوسرے ملازم کے ریکارڈ تک رسائی سے روکنے کے لئے نہیں ہے ، بلکہ ریکارڈوں میں غیر مجاز تبدیلیوں (جیسے تنخواہ کی شرح) کو روکنے کے لئے بھی ہے۔
فرائض کی علیحدگی. ایک فرد کو تنخواہ تیار کرنے ، دوسرا اس کو اختیار دینے اور دوسرا ادائیگی پیدا کرنے کی درخواست کریں ، جس سے دھوکہ دہی کا خطرہ کم ہوجائے جب تک کہ متعدد افراد اس کام میں شریک نہ ہوں۔ چھوٹی کمپنیوں میں جہاں فرائض کی مناسب علیحدگی کے لئے کافی اہلکار موجود نہیں ہیں ، ملازمین کو ادائیگی بھیجنے سے پہلے کم سے کم کسی کا جائزہ لینے اور تنخواہ لینے کا اختیار دینے پر اصرار کریں۔
پےرول حساب کتابیں
ممکنہ کنٹرولوں کی درج ذیل فہرست میں گمشدہ ٹائم شیٹ ، غلط وقت کام کرنے ، اور غلط تنخواہ کے حساب کتاب جیسے مسائل کی نشاندہی کی گئی ہے۔ وہ ہیں:
خودکار ٹائم کیپنگ سسٹم. حالات پر منحصر ہے ، کمپیوٹرائزڈ ٹائم کلاک انسٹال کرنے پر غور کریں۔ ان گھڑیوں میں متعدد بلٹ ان کنٹرول ہوتے ہیں ، جیسے صرف ملازمین کو اپنی مقرر کردہ شفٹوں میں گھڑی لگانے یا باہر جانے کی اجازت دینا ، نگران اوور رائڈ کے بغیر اوور ٹائم کی اجازت نہیں دینا ، اور (بائیو میٹرک گھڑیوں کے لئے) دوست چھدرن کے خطرے کو ختم کرنا۔ نیز ، آپ کو ان گھڑیوں کے ذریعہ تیار کردہ کسی بھی استثنا کی رپورٹوں کو نظر ثانی کے لئے سپروائزرز کو بھیجنا چاہئے۔
حساب کتاب کی توثیق. اگر آپ دستی طور پر پے رول کا حساب لگارہے ہیں تو ، پھر دوسرا فرد اپنے حساب کتاب کی تصدیق کروائے ، جس میں گھنٹوں کام کیا گیا ، استعمال شدہ نرخوں ، ٹیکسوں میں کٹوتیوں اور وقفوں سمیت تمام حساب کتابوں کی تصدیق کریں۔ دوسرا فرد محتاط امتحان لینے کا امکان اس شخص سے زیادہ کرتا ہے جس نے حساب کتاب شروع کیا ہو۔
گھنٹے کام کی توثیق. ملازمین کے ذریعہ کام کرنے والے اوقات کی منظوری کے لئے ہمیشہ ایک سپروائزر رکھیں ، تاکہ ملازمین کو اصل کام کرنے سے زیادہ وقت وصول کرنے سے روکے۔
معاون دستاویزات پر پے رول رجسٹر میچ کریں. پے رول رجسٹر میں مجموعی اجرت ، کٹوتیوں اور خالص تنخواہ کو ظاہر کیا گیا ہے ، اور اسی طرح ایک عمدہ سمری دستاویز بھی ہے جس سے تصدیق کے مقاصد کے لئے معاون دستاویزات کا پتہ لگانا ہے۔
ملازمین کی فہرست میں ٹائم کارڈز میچ کریں. اس بات کا کافی خطرہ ہے کہ ایک ملازم بروقت شیٹ شیٹ میں تبدیل نہیں ہوگا ، اور اس کے بدلے اس کی ادائیگی نہیں ہوگی۔ اس پریشانی سے بچنے کے لئے ، تنخواہ دار پروسیسنگ کے آغاز پر فعال ملازمین کی فہرست پرنٹ کریں ، اور جب آپ کی ٹائم شیٹ موصول ہوں تو فہرست میں موجود ناموں کو چیک کریں۔
اوور ٹائم کام کی توثیق. یہاں تک کہ اگر آپ کو سپروائزر کی ضرورت نہیں ہے کہ وہ ملازمین کے ذریعہ کام کرنے والے اوقات کی منظوری دیں ، لیکن کم از کم سپروائزر کو اوور ٹائم کام کرنے والے گھنٹے کی منظوری دیدیں۔ ان اوقات کے ساتھ تنخواہ پریمیم منسلک ہوتا ہے ، لہذا کمپنی کو لاگت زیادہ ہوجاتی ہے ، جیسا کہ ملازمین کو ان کے دعوے کرنے کا لالچ ہے۔
تنخواہ میں تبدیلی کی منظوری. ملازمین کی تنخواہ میں تبدیلی کے ل just نہ صرف ایک منظوری کے دستخط کی ضرورت پر غور کریں ، بلکہ دو دستخطیں - ایک ملازم کے سپروائزر کے ذریعہ ، اور دوسرا اگلے اعلی سطح کے سپروائزر کے ذریعہ۔ ایسا کرنے سے تنخواہوں کی شرحوں میں ردوبدل میں ملی بھگت کا خطرہ کم ہوجاتا ہے۔
ادائیگی کے کنٹرول کو چیک کریں
جب آپ ملازمین کو چیکوں سے معاوضہ دیتے ہیں تو دھوکہ دہی اور مختلف غلطیوں کے خطرات کو کم کرنے کے ل several کئی کنٹرولز کی ضرورت ہوتی ہے۔ کلیدی کنٹرولز یہ ہیں:
دستخط کی اجازت کو اپ ڈیٹ کریں۔ جب چیک پر دستخط کنندگان کمپنی سے چلے جاتے ہیں ، تو انہیں مجاز چیک سائن ان لسٹ سے ہٹائیں اور یہ معلومات بینک کو ارسال کریں۔ بصورت دیگر ، وہ اب بھی کمپنی کے چیک پر دستخط کرسکتے ہیں۔
ملازمین کو چیک چیک کریں. جہاں ممکن ہو ، براہ راست ملازمین کے حوالے کریں۔ ایسا کرنے سے اس قسم کی دھوکہ دہی سے بچ جاتا ہے جہاں پےرول کلرک کسی ماضی کے ملازم کے ل for چیک تیار کرتا ہے ، اور جیب چیک کرتا ہے۔ اگر یہ کنٹرول میں بہت ہی غیر موثر ہے تو ، وقتا فوقتا چیک پر دستی طور پر تقسیم کرنے پر غور کریں۔
غیر منقولہ تنخواہوں کو بند کردیں. اگر آپ ملازمین کو براہ راست تنخواہ چیک جاری کررہے ہیں اور کوئی موجود نہیں ہے تو ، اس کی جانچ پڑتال کسی محفوظ جگہ پر کریں۔ اس طرح کا چیک دوسری صورت میں چوری اور نقد ہوسکتا ہے۔
میچ کے پتے. اگر کمپنی اپنے ملازمین کو چیک بھیجتی ہے تو ، چیکوں پر پتے ملازم کے پتے سے ملائیں۔ اگر ایک سے زیادہ چیک ایک ہی پتے پر جارہے ہیں تو ، اس کی وجہ یہ ہوسکتی ہے کہ ایک پےرول کلرک جعلی ملازمین کی ناجائز ادائیگیوں کو اپنے پتے پر بھیج رہا ہے۔
پے رول چیکنگ اکاؤنٹ. آپ ملازمین کو الگ الگ چیکنگ اکاؤنٹ سے معاوضہ ادا کریں ، اور صرف اس چیک اکاؤنٹ میں اس اکاؤنٹ کو فنڈ دیں۔ ایسا کرنے سے کسی کو موجودہ پے چیک پر دھوکہ دہی سے رقم میں اضافہ کرنے یا بالکل نیا بنانے سے روکتا ہے ، کیونکہ اکاؤنٹ میں موجود فنڈز تبدیل شدہ چیک کی ادائیگی کے لئے کافی نہیں ہوں گے۔
آپ کو مل سکتا ہے کہ متعدد کنٹرول ایک دوسرے کو دباتے ہیں ، لہذا متعدد کنٹرولوں کے نتیجے میں اوور لیپنگ اثرات ہوتے ہیں۔ ان معاملات میں ، آپ محفوظ طریقے سے کچھ کنٹرولوں کو ختم کرنے کے قابل ہوسکتے ہیں ، یہ جانتے ہوئے کہ دوسرے کنٹرولز ابھی بھی نقصان کے خطرے کو کم کردیں گے۔
