اخراجات کا سائیکل
اخراجات کا سائیکل سامانوں اور خدمات کے حصول اور ادائیگی سے متعلق سرگرمیوں کا مجموعہ ہے۔ ان سرگرمیوں میں اس بات کا عزم شامل ہے کہ کیا خریداری کی ضرورت ہے ، خریداری کی سرگرمیاں ، سامان کی رسید اور سپلائرز کو ادائیگی کرنا۔ اخراجات کے چکر میں زیادہ تر ان پٹ سیلز سائیکل سے آتا ہے ، جہاں خریداری کی ضروریات صارفین کے احکامات کی مقدار اور قسم کے ذریعہ چلتی ہیں۔
اخراجات کے چکر میں کئی الگ الگ اجزاء شامل ہوتے ہیں ، جن میں سامان اور خدمات کا حصول ، سپلائر کا انتخاب ، سامان اور خدمات کا آرڈر ، ان کی رسید ، اور بعد میں ادائیگی شامل ہیں۔ مکمل اخراجات کے چکر میں مندرجہ ذیل سرگرمیاں شامل ہیں:
اس بات کا تعین کریں کہ کون سے سامان اور خدمات کو آرڈر کرنے کی ضرورت ہے۔ آرڈر کرنے کے لئے زیادہ تر سامان کی تیاری کے عمل کی ضرورت ہے۔ ایسا کرنے کے ل the ، نظام ان اجزاء کا حساب لگاتا ہے جن کو شیڈول پیداوار کے ل hand ہاتھ ہونے کی ضرورت ہوتی ہے اور اس مقدار میں پہنچنے کے ل on ہاتھوں اور غیر منقولہ خام مال کو گھٹاتے ہیں۔ متبادل کے طور پر ، اگر کسی سامان یا خدمات کو کسی فروخت یا انتظامی کام کے لئے درکار ہوتا ہے تو ، صارف ایک گزارش فارم پُر کرتا ہے جس میں اس کی ضروریات کی تفصیلات بیان کی جاتی ہیں اور اسے خریداری کے محکمے کو بھیج دیا جاتا ہے۔
جب سامان جاری پیداوار کے لئے خریدا جارہا ہے ، تو یہ سسٹم خریداری عملے کو ابتدائی خریداری کے آرڈر کے ساتھ پیش کرے گا ، اور ہر ایک سامان کی خریداری کے ل the انوینٹری ماسٹر فائل میں بیان کردہ ترجیحی سپلائر استعمال کریں گے۔ خریداری عملہ ان احکامات کا جائزہ لیتے اور ان کی منظوری دیتے ہیں ، جو پھر یا تو الیکٹرانک طور پر براہ راست سپلائی کرنے والوں کو بھیجے جاتے ہیں ، یا ان کو طباعت اور ڈاک بھیج دیتے ہیں۔
جب غیر معیاری سامان اور خدمات کی درخواست کی جارہی ہے تو ، خریداری کا عملہ ممکنہ فراہم کنندگان سے تفتیش کرتا ہے ، بہترین کو منتخب کرتا ہے اور انہیں خریداری کا آرڈر جاری کرتا ہے۔
جیسے ہی سامان موصول ہوتا ہے ، وصول کنندہ محکمہ سسٹم میں خریداری کے کھلے احکامات تک رسائی حاصل کرتا ہے اور موصولہ مقدار میں داخل ہوتا ہے۔
جب سپلائر انوائس موصول ہوجاتے ہیں ، تو وہ قابل ادائیگی عملے کے ذریعہ سسٹم میں لاگ ان ہوجاتے ہیں۔ اس کے بعد سسٹم ان رسیدوں کا موازنہ خریداری کے آرڈرز اور معلومات وصول کرنے سے کرتا ہے تاکہ اس بات کا تعین کیا جا سکے کہ انوائسز کی ادائیگی کی جاسکتی ہے یا نہیں۔ اس مرحلے میں دستی مفاہمت کے کاموں کی ایک خاصی رقم ہوسکتی ہے۔ نتیجہ انوائسز کا ایک سیٹ ہے جسے ادائیگی کے لئے منظور کرلیا گیا ہے۔
سسٹم سپلائرز کو ادائیگیوں کا شیڈول ہر ایک کے ساتھ پہلے سے طے شدہ ادائیگی کی شرائط پر مبنی ہے۔ جب ادائیگی کی شیڈول تاریخ طے ہوجائے تو ، نظام ادائیگیوں کے بیچ پر عملدرآمد کرتا ہے ، جو یا تو الیکٹرانک فنڈز کی منتقلی یا چیک کی شکل میں ہوگا۔
