قابل ادائیگی والے اکاؤنٹس کیلئے اکاؤنٹنگ
ادائیگی کرنے والے اکاؤنٹس کے لئے اکاؤنٹنگ میں ذمہ داریوں کی ریکارڈنگ اور ادائیگی شامل ہے۔ یہ وہ بنیادی فنکشنل علاقہ ہے جس کے ذریعہ ایک کاروبار اخراجات ریکارڈ کرتا ہے اور دوسری جماعتوں کو ادائیگی کرتا ہے۔ اکاؤنٹ کے قابل ادائیگی کے اہم کام مندرجہ ذیل ہیں:
- انوائس کی توثیق. قابل ادائیگی والے اکاؤنٹس کیلئے اکاؤنٹنگ کا پہلا قدم یہ یقینی بنانا ہے کہ سپلائرز کی طرف سے آنے والے تمام رسیدیں درست ہیں۔ ایسا کرنے کے لئے دو طریقے ہیں۔ ایک اختیار یہ ہے کہ ایک مجاز ملازم ہر رسید کو منظور کرے۔ دوسرا آپشن انوائس سے متعلق معلومات کا موازنہ خریداری کے آرڈر اور دستاویزات وصول کرنے سے کرنا ہے ، جسے تھری وے ملاپ کہا جاتا ہے۔ چونکہ دونوں آپشنز محنتی ہیں ، لہذا یہ معمول ہے کہ چھوٹے ڈالر کے مجموعی رسیدوں کی تصدیق نہیں کی جاسکتی ہے۔
- انوائس کی ریکارڈنگ. ایک بار انوائس کی تصدیق ہوجانے کے بعد ، اکاؤنٹنٹ اکاؤنٹ میں قابل ادائیگی والے سافٹ ویئر میں واجب الادا رقم داخل کرتا ہے۔ داخل کردہ معلومات میں سپلائر کا نام ، انوائس کی تاریخ اور رسید کی رقم شامل ہے۔ اکاؤنٹنگ سوفٹویر کے ذریعہ پیدا کردہ اکاؤنٹنگ سے متعلق اندراج ہمیشہ قابل ادائیگی والے اکاؤنٹس میں ایک کریڈٹ ہوتا ہے۔ آفسیٹنگ ڈیبٹ خرچ یا اثاثہ اکاؤنٹ میں ہوسکتا ہے۔
- انوائس کی ادائیگی. جب انوائس کی ادائیگی ہونے والی ہے تو ، اکاؤنٹنٹ اسے اکاؤنٹنگ سوفٹ ویئر کے ذریعہ ادائیگی کے لئے مقرر کرتا ہے۔ اس کا عام طور پر مطلب یہ ہے کہ ابتدائی چیک رجسٹر چلاتا ہے اور اس کا جائزہ لیا جاتا ہے تاکہ یہ یقینی بنایا جاسکے کہ ادائیگی کے لئے طے شدہ تمام اشیاء کو اصل میں ادائیگی کرنی چاہئے۔ اگر ایسا ہے تو ، چیک اسٹاک ایک پرنٹر میں بھرا ہوا ہے اور چیک پرنٹ کیے جاتے ہیں۔ معاون معلومات ہر چیک سے منسلک ہوتی ہیں اور پھر اسے ایک چیک دستخط کرنے والے کے پاس بھیج دیا جاتا ہے ، جو غلطیوں کے لئے معلومات کے ہر پیکٹ کا جائزہ لیتے ہیں اور پھر چیکوں پر دستخط کرتے ہیں۔ ایک متبادل یہ ہے کہ براہ راست فراہم کنندہ کے بینک اکاؤنٹس میں الیکٹرانک ادائیگی بھیجیں۔ ادائیگی کے بعد ، ادائیگی کی ساری معلومات ایک ساتھ رکھی جاتی ہیں اور سپلائر کے نام کے ذریعہ دائر کی جاتی ہیں۔
قابل ادائیگی والے اکاؤنٹس کی اکاؤنٹنگ میں متعدد اضافی کام شامل ہیں ، جن میں درج ذیل ہیں:
- وقتا فوقتا قابل ادائیگی والے اکاؤنٹ میں مصالحت کریں ، تاکہ اس بات کا یقین ہو کہ اکاؤنٹ کا بیلنس سپلائرز کو واجب الادا اصل رقم سے میل کھاتا ہے۔
- کیلنڈر سال کے اختتام کے بعد سپلائی کرنے والوں کو 1099 فارم بھیجیں ، اگر ان کو مجموعی ادائیگی ایک حد سے زیادہ ہو۔
- اس بات کو یقینی بنانے کے لئے سپلائی کرنے والوں سے رابطہ کریں کہ انہوں نے ان کو بھیجے گئے تمام چیک کیش کردی ہیں۔ بصورت دیگر ، چیک نہ ہونے والی جانچ پڑتال کی رقم غیر قانونی جائیداد کے طور پر ریاستی حکومت کو بھجوائی جاسکتی ہے۔
