قابل ادائیگی والے اکاؤنٹس
قابل ادائیگی والے اکاؤنٹس ادائیگی کی تقریب میں نقصانات کے خطرے کو کم کرنے کے لئے استعمال ہوتے ہیں۔ ادائیگی کے اختیارات کو تین عمومی اقسام میں جمع کیا گیا ہے ، جو کاروبار کی ادائیگی کی ذمہ داری کی تصدیق کر رہے ہیں ، کمپیوٹر سسٹم میں قابل ادائیگی ڈیٹا داخل کر رہے ہیں اور سپلائرز کو ادائیگی کررہے ہیں۔ کنٹرول مندرجہ ذیل ہیں:
قابو پانے کے پابند
ادائیگی کی ذمہ داری کی توثیق کئی ممکنہ قابو میں سے ایک کے ذریعے کی جاسکتی ہے۔ وہ ہیں:
انوائس کی منظوری. ادائیگی کا اختیار دینے کی پوزیشن میں آنے والا فرد سپلائی انوائس سے اس کی منظوری دیتی ہے۔ تاہم ، یہ دراصل ایک نسبتا weak کمزور کنٹرول ہے اگر منظوری دینے والا صرف سپلائی رسید دیکھتا ہے ، کیونکہ یہ بتانے کا کوئی طریقہ نہیں ہے کہ آیا سامان یا خدمات موصول ہوئی ہیں ، یا اگر قیمتوں سے وصول کی جارہی ہے تو کمپنی اصل میں اس بات پر راضی ہے۔ منظور کنندہ یہ بھی جاننا چاہتا ہے کہ کون سے جنرل لیجر اکاؤنٹ سے چارج کیا جائے گا۔ اس کے نتیجے میں ، بہتر ہوگا کہ ادائیگی کرنے والے عملہ پہلے سپلائی انوائس جمع کرے ، خریداری کا آرڈر دے اور دستاویزات کو ایک پیکٹ میں جمع کرے ، اور پھر انوائس کو ایک دستخطی بلاک کے ساتھ اسٹیمپ کردے جس میں اکاؤنٹ نمبر وصول کیا جائے ، اور پھر اس کے پاس منظوری حاصل ہو۔ اس کا جائزہ لیں۔ اس نقطہ نظر سے جائزہ لینے والوں کو کام کرنے کے لئے معلومات کا ایک بہت ہی مکمل سیٹ ملتا ہے۔
خریداری کے آرڈر کی منظوری. محکمہ خریداری ہر خریداری کے لئے خریداری کا آرڈر جاری کرتی ہے۔ ایسا کرنے سے ، خریداری عملہ ، مختصرا، ، تمام اخراجات کو ہونے سے پہلے ہی اس کی منظوری دے رہا ہے ، جو کچھ اخراجات کو ہونے سے روک سکتا ہے۔ چونکہ اس کنٹرول میں خریداری عملے کے ذریعہ کافی مقدار میں کام کرنا پڑتا ہے ، لہذا وہ ملازمین سے باضابطہ خریداری کی طلب کے فارم پر اشیاء کی درخواست کرنے کو کہیں گے۔
مکمل a تین طرفہ میچ. ادائیگی کی اجازت دینے سے قبل قابل ادائیگی عملہ سپلائی انوائس سے متعلقہ خریداری آرڈر اور رسید کے ثبوت سے ملتا ہے۔ یہ نقطہ نظر انوائس کی انفرادی منظوری کی ضرورت کو آگے بڑھاتا ہے ، کیونکہ منظوری خریداری کے آرڈر کی بجائے ہوتی ہے۔ یہ صرف خریداری کے آرڈر کی بنیاد پر منظور کرنے سے بھی بہتر ہے ، کیونکہ اس سے سامان کی رسید کی بھی تصدیق ہوتی ہے۔ تاہم ، یہ تکلیف دہندگی سے بھی آہستہ ہے اور اگر کاغذی کام موجود نہیں ہے تو وہ ٹوٹ سکتا ہے۔
دستی نقل کی ادائیگی کی تلاش۔ کمپیوٹرائزڈ پے ایبل سسٹم ، ڈوپلیکیٹ انوائس نمبروں کیلئے خودکار تلاش کرتا ہے۔ یہ ایک مکمل دستی اکاؤنٹنگ سسٹم میں ایک بہت ہی مشکل کوشش ہے۔ اس معاملے میں ، ادائیگی کرنے والا کلرک وینڈر فائل اور بلا معاوضہ رسید فائل کے ذریعے یہ دیکھنے کے لئے تلاش کرسکتا ہے کہ آیا ابھی کسی سپلائر سے موصولہ رسید پہلے ہی ادا ہوچکی ہے۔ بہت ساری صورتحال میں ، آنے والے سپلائر انوائس کا حجم اس قدر مشکل ہوجاتا ہے کہ قابل ادائیگی عملہ ڈوپلیکیٹ انوائس کی شناخت کرنے کی کوئی بھی کوشش ترک کردیتا ہے ، اور بس اتنا قبول کرتا ہے کہ وہ کبھی کبھار ایسی اشیا کی ادائیگی کرتا ہے۔
ڈیٹا انٹری کنٹرولز
یہ یقینی بنانے کے بہت سارے طریقے ہیں کہ اکاؤنٹس کے ادائیگی کے نظام میں تمام سپلائر رسیدیں داخل کردی گئیں ، حالانکہ ان کنٹرول میں کامیابی کی مختلف ڈگری ہوتی ہے۔ کنٹرول یہ ہیں:
منظوری کے بعد ریکارڈ کریں. یہ کنٹرول اکاؤنٹس کے قابل ادائیگی عملے کو اس سسٹم میں داخل ہونے سے پہلے ہر انوائس کی منظوری کی تصدیق کرنے پر مجبور کرتا ہے۔
منظوری سے قبل ریکارڈ کریں. یہ کنٹرول سپلائرز کی ادائیگی پر زیادہ ترجیح دیتا ہے اس سے زیادہ کہ وہ ادائیگی کرنے کے لئے اجازت حاصل کرے ، چونکہ موصولہ ہر رسید ادائیگی کے نظام میں ایک ہی وقت میں ریکارڈ کی جاتی ہے۔ یہ کنٹرول بہتر کام کرتا ہے جہاں خریداری کے آرڈر پہلے ہی خریداری کو اجازت دینے کے لئے استعمال ہوچکے ہیں۔
ایک انوائس نمبر گائیڈ لائن اپنائیں. شاید قابل ادائیگی والے ڈیٹا انٹری کے شعبے میں سب سے بڑا مسئلہ ڈپلیکیٹ ادائیگیوں کا ہے۔ اس سے کوئی تکلیف نہیں ہوگی ، کیوں کہ زیادہ تر کمپنیاں اکاؤنٹنگ سوفٹویئر کا استعمال کرتی ہیں جو خودکار طور پر ڈوپلیکیٹ انوائسس کا پتہ لگاتی ہیں اور ڈپلیکیٹ ادائیگیوں کو روکتی ہیں۔ تاہم ، انوائس نمبر کس طرح ریکارڈ کیے جاتے ہیں اس میں مطابقت نہیں ہوسکتی ہے۔ مثال کے طور پر ، کیا آپ انوائس نمبر 0000078234 ریکارڈ کرتے ہیں یا ان کے بغیر؟ اگر ایک ہی انوائس ادائیگی کرنے والے عملے کو دو بار پیش کی گئی ہو ، اور یہ ایک بار 0000078234 اور اگلی بار 78234 کے طور پر ریکارڈ کی گئی ہے ، تو یہ نظام انہیں نقل شدہ رسید ہونے کی حیثیت سے پرچم نہیں لگائے گا۔ انوائس نمبر میں ڈیش کے ساتھ بھی یہی مسئلہ پیدا ہوتا ہے۔ انوائس نمبر 1234-999 1234-999 یا 1234999 کے طور پر ریکارڈ کیا جاسکتا ہے۔
مالی بیانات میں بجٹ کا میچ. اگر سپلائی کرنے والے انوائس کو غلط محکمے پر غلط طریقے سے چارج کیا گیا تھا تو ، یہ ممکن ہے کہ کوئی محکمہ منیجر جو مالی بیانات وصول کرتا ہے اس سے چارج کی گئی رقم اور بجٹ کے مابین تفاوت پایا جاتا ، اور اس طرح اس معاملے کو محکمہ اکاؤنٹنگ کی توجہ دلائے گا۔
ادائیگی کے کنٹرول
ذیل میں بیان کردہ زیادہ تر کنٹرول چیک کے ذریعے ادائیگی سے متعلق ہیں ، کیونکہ اب بھی یہ ادائیگی کی ایک بنیادی شکل ہے۔ کنٹرول یہ ہیں:
سپلٹ چیک پرنٹنگ اور دستخط. ایک شخص کو چیک تیار کرنا چاہئے ، اور دوسرا شخص ان پر دستخط کرے۔ ایسا کرنے سے ، نقد کے اجراء پر ایک کراس چیک ہے۔
تمام چیک ایک مقفل جگہ پر رکھیں. غیر استعمال شدہ چیک اسٹاک کو ہمیشہ ایک مقفل جگہ میں رکھا جانا چاہئے۔ بصورت دیگر ، چیکوں کو چوری کرکے اور دھوکہ دہی سے پُر اور نقد کیا جاسکتا ہے۔ اس کا مطلب یہ ہے کہ کسی بھی دستخطی پلیٹیں یا ڈاک ٹکٹ بھی کسی مقفل جگہ میں رکھنا چاہئے۔
استعمال شدہ چیک نمبروں کی ترتیب کو ٹریک کریں. لاگ ان کو برقرار رکھیں جس میں چیک رن کے دوران استعمال ہونے والے چیک نمبروں کی حد درج ہیں۔ اس بات کا تعین کرنے کے لئے مفید ہے کہ اسٹوریج میں کوئی چیک غائب ہوسکتا ہے۔ اس لاگ کو ذخیرہ شدہ چیکوں کے ساتھ نہیں رکھنا چاہئے ، کیونکہ جب کوئی چیک اسی وقت لاگ ان کرتا ہے تو وہ چیک چوری کرلیتا ہے۔
دستی چیک پر دستخط کرنے کی ضرورت ہے. ایک کمپنی سے مطالبہ کیا جاسکتا ہے کہ تمام چیک پر دستخط کیے جائیں۔ یہ دراصل ایک نسبتا weak کمزور کنٹرول ہے ، کیوں کہ چند چیک دستخط کار یہ معلوم کرتے ہیں کہ چیک کیوں جاری کیے جارہے ہیں ، اور ادا کی گئی رقم پر شاذ و نادر ہی سوال اٹھاتے ہیں۔ اگر کوئی کمپنی اس کے بجائے دستخطی پلیٹ یا اسٹیمپ استعمال کرنے کا انتخاب کرتی ہے تو ، پھر خریداری کے لئے مضبوط آرڈر کا نظام رکھنا زیادہ ضروری ہے۔ خریداری کا عملہ ادائیگی کے عمل کے بہاؤ میں پہلے خریداری کے احکامات جاری کرکے انوائس کے متناسب افراد بن جاتا ہے۔
اضافی چیک دستخط طلب کریں. اگر چیک کی مقدار کسی خاص مقدار سے زیادہ ہو تو ، دوسرے چیک دستخط کنندہ کی ضرورت ہوتی ہے۔ اس کنٹرول کے ذریعہ متعدد سینئر سطح کے لوگوں کو ادائیگی روکنے کا موقع فراہم ہوتا ہے۔ حقیقت میں ، قابو پالنے والے ماحول کو واقعی مضبوط بنانے کے بغیر ادائیگی کے عمل میں صرف ایک اور قدم متعارف کرانا زیادہ امکان ہے
